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  • 中储物流业务合同管理之初探

    [ 宋建君 ]——(2003-6-27) / 已阅12480次

    中储物流业务合同管理之初探


    在物流营销和服务工作中,合同,是确定我们物流企业与客户之间权利义务关系的最重要的法律文本。根据我们的物流实践,我们认识到,合同既是业务开发最终确定的结果,也是业务实施过程中对照执行的依据,更是解决业务纠纷主要的依据。薄薄的一纸合同,其重要性显而易见。能否实施有效管理,把好物流业务合同关,是影响中储股份物流营销和服务战略的一个重要因素。
    一、建立业务合同谈判机制
    形象地说,合同不是写出来,而是谈出来的,最后形成的合同文本是谈判出来的结果。在业务合同谈判的实践中,我们主要探索了以下三方面:
    一是据理力争,平等互利。一份成功签约的合同,应该是双方平等协商、互惠互利的结果。例如在与某大钢厂的谈判中,钢厂以业务遍及全国为由,主张使用他们的仓储保管合同;在诉讼管辖地问题上,主张由钢厂所在地人民法院管辖。我们据理力争,指出中储股份也是全国性企业,上市公司有其规范,不同地区因其地域特殊性,不可强求一致,必须相互协商修改合同条款;至于诉讼管辖地,应遵循平等原则,由起诉方选择双方所在地的任一处来管辖。最终,对方接受了我们的意见,达成了一致。
    二是巧妙设置,合理规避。如何将自身风险降到最低,是设置合同条款的重要准则。例如在与某外商物流企业谈判中,由于需要我们代垫的运输资金数额较大,又是滞后结算,因此我们设置了预付款制度,即客户先期预付一定数额的款项,业务中发生的运杂费先从预付款中支出,当累计到合同限定数额时,客户在规定期限内及时支付,补充了原先预付款中支出的对等金额。这样既有效解决代垫资金来源问题,同时也一定程度上规避了代垫资金带来的经营风险。
    三是咬文嚼字,反复推敲。合同中的字句,是不能模棱两可、随意而为的。例如有一次,在与某铝厂签订传真件发货协议时,对方提出要核对传真件发货通知单中的“所有要素”准确无误,后来,通过耐心地沟通,客户改变初衷,同意接受我们主张的仅核对通知单栏目中的“文字内容”,从“所有要素”到“文字内容”,虽只是四个字的变化,含义却相差甚远。
    二、健全重要业务合同评审制度
    何谓重要业务合同,一般似可从业务规模(某一期间物资量或单笔物资量)、金额、风险性等三项标准来衡量,只要业务合同具备上述标准中的任何一项,均可以视为重要业务合同,纳入评审制度。
    健全重要业务合同评审制度,可以协调各部门立场,从大局出发,形成企业整体利益,例如某物资公司主营卷板,其物流业务需求涉及仓储、配送、市场等,在合同中我们不局限于某业务是否有收益,而是更强调企业整体利益,不仅稳定了客户,而且还进一步挖掘了其潜在需求;健全重大业务合同评审制度,还可以集思广益,凝结集体智慧,从业务开发、作业以及法律、财务等不同部门角度,对合同进行更大视角范围的审视和评定,将一些主要问题暴露在合同正式签订之前,由此我们或坦率规避、或自我调整,真正做到一诺千金、九言一鼎。
    三、完善业务合同文本框架
    作为重要业务合同的补充,对于属常规操作业务且稳定的客户,一般制成固定的格式合同。格式合同中的条款,预先反复推敲,考虑周全,可以较好地维护公司权益,操作起来也更为便利。同时,又预留其它约定事项的空白处;如果约定事项内容较多,可另行签订补充协议,这些均有效增强了格式合同的灵活性。
    对于单笔业务的零散客户,则可以采取托运书的形式,将一些主要的条款内容印制在委托书的背面加注说明,类似于邮政特快专递(EMS),客户一旦签章合同即告生效,同时也意味着接受加注说明中规定的权利和义务。
    四、关注合同执行过程
    合同作为法律事实的一种,其主要的法律特征之一就是具有合法性、确定性和可履行性。依法签订的合同,受国家法律保护,内容确定,随之而来的就是合同的执行问题。
    例如,重要业务合同经过合同评审之后,相关部门对具体条款均有了直观的认识,在执行过程中根据确定的目标履行相应义务。通过制订有关的规章制度,规范合同执行管理:业务开发部门做好全程业务跟踪,作业部门实施具体的生产作业,财务部门加强结算管理,法律部门全面监督合同履行情况等。相关部门各司其职,共同做好合同执行工作。
    五、构建业务合同库
    如果说上述合同管理手段是一种动态管理方式,更多的是着眼于从合同谈判、签订、执行等过程化的管理,那么构建业务合同库,则应属于静态管理方式,根据公司物流业务实际,对不同部门的不同业务合同进行归档、分类,逐步构建业务合同库。
    在业务合同库中,不仅仅有已经签订的正式合同,还应该包括该合同初稿、评审意见、相关会议纪要以及在合同执行过程中形成的补充协议等,这些相关材料均应纳入合同库的有效管理中做好存档,以备查考。
    六、在合作中向客户学习
    在物流业务实践中,我们感觉到,客户们的法律意识都非常强。例如某不锈钢公司要求在主合同之外,另行要求我们寻找第三方与之签订连带担保协议;某家外地银行签订质押贷款合同,不仅从当地邀请来了公证人员,而且还要现场看着法定代表人签字,如果法定代表人不在,一定要代理人出示授权委托书。至于要求提供通过年度工商检的企业法人执照、公司资信级别证明等的客户则更多。
    客户们的这些做法,给我们带来的启示是,要在合作中向客户们学习,充分运用法律,最大限度地发挥其效力空间,规避运营风险,维护好我们的合法权益。

    强化物流业务合同管理,可以使我们在业务工作中由“事后救火”变为“事前防火”,牢牢树立“亡羊补牢已晚,防患未燃为先”的观念。同时,物流业务合同管理,也是一个值得深入研究和探讨的大课题,除了上述六种管理思路之外,还有组织机构健全、规章制度保障、人才引进和培养、法律知识培训以及相关计算机软件管理等,在此就不一一赘述。
    (江苏无锡市锡沪路183号 宋建君)


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