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对外贸易经济合作部关于印发《对外贸易经济合作部关于驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）档案工作的规定》的通知

1995年5月31日，外经贸部

驻外使（领）馆经商参处（经商室），驻马来西亚古晋总领馆经商室：
现将《对外贸易经济合作部关于驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）档案工作的规定》印发给你们，请遵照执行。各单位制定的具体实施办法，请于1995年8月31日前报部办公厅。

附件：对外贸易经济合作部关于驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）档案工作的规定

第一章 总 则
第一条：为了加强驻外使（领）馆经济商务参赞处（经济商务室）的档案工作，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，结合经商参处（经商室）的实际情况及特点，特制定本规定。
第二条：经商参处（经商室）的档案，是指该机构在开展对外经贸工作及相关活动中形成的、具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
经商参处（经商室）要按照统一领导、集中管理的原则，管理好本单位的档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二章 档案管理
第三条：经商参处（经商室）应有一名领导同志分管档案工作，按照档案工作的规定，对本单位的档案工作进行管理、协调、督促和检查。
经商参处（经商室）应配备兼职档案人员，其职责是协助本单位领导贯彻执行档案工作的规定，承担档案的具体管理工作。
外经贸部办公厅对经商参处（经商室）的档案工作实行监督和指导。
第四条：经商参处（经商室）的档案要集中保管。各单位应将档案存放在安全和利于保护的地方，并制定应变措施。
非本单位人员借阅档案须经领导同意，并办理借阅手续。
人员调动时，要清理档案材料，办理移交手续。
第五条：对在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用等方面作出显著成绩者，经商参处（经商室）应给予表扬或奖励；对因违反档案工作的规定而造成损失者，应酌情给予批评或处分。

第三章 归档范围和保管期限
第六条：经商参处（经商室）在工作和活动中形成的、对日后工作有查考利用和保存价值的文件材料，都属于归档范围，主要是：
1．我国同驻在国之间的经济贸易协定、协议、议定书、会谈纪要、换文、合同、照会、最终结算确认书、交接证书、项目图纸等；
2．向国内的重要请示、报告、函电、以及电话记录等；
3．各项工作计划、总结报告、专题报告、简报、会议记录、决议等；
4．各项工作制度、办法、条例等；
5．各种统计报表、财会年度预决算报表等；
6．各项重要对外活动的照片、图片、录音带、录像带，以及领导人讲话，题词手迹等；
7．房地产协议、契约、产权证书、施工方案和图纸等；
8．有关机构变化、干部任免或调动的文体，以及雇用外籍职员合同等；
9．驻在国调研材料；
10．其他有查考、利用价值的文件材料。
第七条：保管期限分为长期、定期两种。
第八条：密码电报档案和会计档案的归档范围和保管期限，分别按机要工作和会计工作有关规定办理。

第四章 立卷归档
第九条：应归档的文件材料正本应及时报送国内，由主管部门立卷归档；如因工作需要，可留存副本或复制件。
第十条：对需要留存的文件材料，应随时整理立卷，年终进行归档。承办人或兼职档案人员承担立卷工作，要根据工作需要及国外的特点，本着利于工作、保密、应变的原则合理立卷。
对长期保存的案卷，应装订并拟写案卷标题和填写卷内目录。
对定期保存的案卷，可不装订。
对涉及国家秘密的案卷，要标明密别。

第五章 档案的鉴定与销毁
第十一条：经商参处（经商室）应本着“留存数量不宜过多，保管期限不宜过长”的原则，定期鉴定销毁档案。对确无保存、利用价值的档案，应登记造册，经领导批准，由2人签字监销。
对本单位无使用价值的，但对国内编写史料、研究问题等尚有使用价值的档案，应同国内有关部门联系后送回。

第六章 附 则
第十二条：经商参处（经商室）可根据本规定，制定本单位档案工作具体实施办法。
本规定自1995年7月1日起实行，1958年4月23日制定的《驻国外大使馆商务参赞处档案管理暂行办法》即行废止。


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