铁道部公文处理办法

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铁道部公文处理办法
（铁道部一九八七年十二月十七日发布一九九四年十月十八日修订）

第一章总则
第一条为做好铁道部及其所属铁路单位机关（以下简称铁路单位）的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据国务院办公厅一九九三年十一月二十一日发布的《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条铁路公文（包括电报，下同）是铁路单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条各级铁路单位要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，避免拖拉积压、互相推诿和粗枝大叶；逐步改善办公手段，采用新技术、新设备，提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。
第四条各级铁路单位的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。
第五条各级铁路单位的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。各单位业务部门也要有专职或者兼职人员负责公文处理工作。专兼职人员应当相对稳定。
第六条公文处理工作是机关工作的重要组成部分，其工作质量直接体现机关的办事效率和工作作风。各单位要有一名领导干部分管公文处理工作，定期检查，不断改进。对于重要公文，领导干部要亲自处理。每一个机关工作人员都应当学习掌握公文处理办法。
第七条文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识；应当热爱本职工作，刻苦学习，努力钻研，不断提高业务水平和工作能力，积极主动地完成任务。
第八条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第九条公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则。
第十条公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。

第二章公文主要种类
第十一条铁路单位的公文种类主要有：
一、命令（令）
适用于发布重要行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；撤销下级机关不适当的决定。
二、决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员。
三、指示
适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
四、公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
五、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
六、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
七、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
八、请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
九、批复
适用于答复下级机关的请示事项。
十、函
适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题; 向有关主管部门请求批准。
十一、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式
第十二条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。
一、发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。
二、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限。
三、紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
四、发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。
五、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
六、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
七、公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
八、公文除“会议纪要”外，都应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。
九、成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报，以发出日期为准。印发时间，以文件印制的日期为准。
十、文件应当标注主题词；上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。
十一、“会议纪要”，应当在标题之下、正文之前注明通过日期，“主送单位”标注在主题词之下。
十二、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。
第十三条公文格式参照试行的《国家机关公文格式》国家标准。部机关发文的格式样式附后。
第十四条公文用纸一般为16开型（长260毫米、宽184毫米）；也可以采用国际标准Ａ4型（长297毫米、宽210毫米）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则
第十五条铁路单位之间的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十六条用铁道部名义行文的种类及其内容划分如下：
一、《中华人民共和国铁道部令》
发布重要的行政法规和其他按规定以部令发布的事项。
二、《铁道部文件》
1、向国务院及其他上级机关请示、报告工作。
2、转发国务院文件。
3、与国务院各部委及各省、自治区、直辖市联合印发的重要文件。
4、部署全路性的重大工作，采取重大行政措施。
5、发布铁路行政法规、规章。
6、下达和调整长远规划、中长期计划和年度计划。
7、重要的机构变动、人员调整、奖惩事项。
8、其他需要发《铁道部文件》的重要事项。
三、《中华人民共和国铁道部》
1、与国务院各部委和各省、市、自治区联系工作、商洽问题。
2、转发国务院各部委和各省、市、自治区的有关文件；批转铁路单位的文件。
3、向部属各单位布置单项工作和临时任务，下达、调整单项任务计划。
4、答复部属单位的请示事项。
5、通报、表彰、奖惩事项。
6、其他需要以铁道部名义行文的事项。
第十七条管理权限明确须经铁道部履行行政批准手续可由部门办理的事项，报铁道部批准后，以部批局（司）发文形式下发。文中注明“经铁道部批准”或者“经铁道部同意”。
第十八条用部机关各部门名义行文的有：
一、根据铁道部既定的方针、政策、计划、规章，与部属单位及其部门联系工作，商洽问题。
二、与国务院各部、委及其部门，各省、自治区、直辖市业务部门，企、事业单位联系工作。
三、在职能范围内，布置、指导本业务系统工作，下达年度工作计划，答复询问，通报情况，介绍经验。
四、转发国务院各部委，各省、市、自治区有关文件。
五、其他需要以部门名义行文的事项。
第十九条铁路电报是公文的一种形式，在处理紧急公务时使用，其办理方法和格式，按有关规定处理。
第二十条要大力精简文件。可发可不发的文件坚决不发；凡是可以用部门名义行文解决问题的，就不要用单位名义行文；须报单位审批的事项，经单位同意后也可以由部门发文。部门下发的文件，一般应当发给下级单位的部门。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发。
第二十一条部属各单位对职权范围内能够处理以及相互之间能够协商解决的问题，不要向铁道部行文。对于超出职权范围的问题，除重大的和另有要求的需报铁道部以外，一般可将文件送部机关有关部门研究处理，涉及几个部门的可以抄送，亦不必抄送铁道部。部机关各部门处理不了的，由主办部门报部处理。
第二十二条铁道部对部机关各部门一般不行文，工作需要时可以抄送。部机关各部门之间，有事当面商洽解决，一般不要行文。在机关内部，部门向机关请示汇报工作用“签报”。
第二十三条向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十四条部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或者撤销。
第二十五条同级的铁路单位、部门，上级单位的部门与下一级单位可以联合行文；铁路单位及其部门与同级的政府、党委、军队、人民团体及其部门可以联合行文。铁道部机关及其部门与不具有行政职能的企事业单位不能联合行文。
第二十六条各级铁路单位一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送越过的机关。
第二十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不要直接送给领导者个人。
第二十八条 “报告”中不得夹带请示事项。
第二十九条受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第三十条经批准，在报纸、专刊、公报、局报上全文刊登的法规规章、决定等，可不再行文，应当视为正式公文依照执行。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。

第五章公文办理
第三十一条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第三十二条铁路单位都要建立收文登记制度。公文由文秘部门或者指定的人员统一拆封、登记。没有经过文秘部门签收的公文，应当到文秘部门补办登记手续。
第三十三条需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。重要公文，要由办公厅（室）主任审阅后，再送有关部门办理或者送领导人批示。紧急公文，应当提出办理时限；需送领导人批示时，应当同时将主要内容告知主管部门。涉及几个部门的问题，分办时应当确定一个主办单位。分辨不清主办单位的，应当与有关部门协商或者请示领导确定。
第三十四条收到需办理的公文后，承办单位要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本单位主办的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十五条送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。重要的和限时的文件，承办单位如确实需要延长办理时间，应当告知文秘部门，必要时要向来文单位说明原因。
第三十六条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。经办人员协商不能取得一致意见时，部门领导应当亲自出面；如仍有分歧，主办部门要将各方意见报送主管领导研究决定。上报的公文，如有关方面意见不一致，要如实反映。
第三十七条草拟公文，要使用规定的稿纸。重要公文应当由领导亲自起草，或者提出要点，指定专人起草。草拟公文应当做到：
一、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
二、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
三、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年月日，年份应当写全。
四、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。
五、必须使用国家法定计量单位。
六、用词用字准确、规范。难懂的专用术语、行话、方言，应当避免使用，必须使用时应当加注释。文内使用简称，除已通用的简称外，一般应当先用全称，并注明简称。

七、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第三十八条公文稿拟出后，要由主办部门领导人认真核阅、修改、签字。核阅的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复、脱节，涉及其他部门的问题是否已经协商一致。
第三十九条铁路各单位、各部门办公厅（室）在将公文送领导人签发之前，应当认真做好审核工作。未经审核的文稿，不得送领导签发。审核的重点：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，发送范围是否适当，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。涂改勾画较乱、字迹难以辨认的，应当退拟稿人抄清。审核时对内容的重要改动，应当与主办部门协商，或提出意见，退拟稿人修改。对涉及有关部门且主办部门经协商又不能取得一致意见的公文，核稿人应当积极组织协调，必要时由办公部门的领导协调。经协调仍不能取得一致意见的，应当提出处理意见报单位领导。
第四十条公文必须由发文机关领导人签发。重要的或者涉及面广的，由正职或者主持日常工作的副职领导人签发；有的公文经授权可由办公厅（室）主任签发。
第四十一条审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅（需注明时间），应当视为同意。
第四十二条经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如必须改动，应当报经签发人同意。
第四十三条草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用铅笔和圆珠笔。不得在文稿装订线外书写。
第四十四条缮印的文件，必须符合规定格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。缮印人员如对文稿有疑问，应当与经办单位联系，不得随意处理。铅印、胶印、油印等，只是缮印方式不同，并不表示文件的重要程度。公文必须经过认真校对无误，才能付印发出。校对人应当在文稿上签名。
第四十五条用印前，应注意检查原稿是否经过单位领导人签发和办公厅（室）审核，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备，版面是否整洁。对于不符合要求以及超过规定份数的公文，不予盖章。用印印迹要端正、清晰，印章应当上不压正文，下压成文时间年、月、日4～7个字。封发时，要对文件进行检查，防止差错。急件、密件要在信封上加盖急、密戳记。
第四十六条上报的公文，如不符合本办法第二十六条、第二十七条、第三十六条和第三十七条第一款的规定，上级机关的文秘部门可退回呈报单位。
第四十七条上级机关的秘密公文，除绝密或者注明不准翻印的以外，经下一级机关的负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印、转发。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印复制，不得密电明复、明电密电混用。
第四十八条传递秘密公文，必须采取相应的保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第六章公文立卷、归档和销毁
第四十九条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。立卷工作由公文主办单位（部门）负责。公文处理完毕后，承办人员应当将定稿和有关材料及时移交本单位文秘人员。个人不得保存应当归档的公文。立卷工作应当在平时不断进行，避免突击。
第五十条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，以便于档案的保管和利用。
第五十一条联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复制件。
第五十二条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第五十三条案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十四条没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章附则
第五十五条行政法规、规章，外事等方面的公文，依照有关办法处理。
第五十六条部属各单位可根据本办法，结合实际情况，制订实施细则。
第五十七条本办法由铁道部办公厅负责解释。
第五十八条本办法自发布之日起施行。铁路其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
格式一
中华人民共和国铁道部令
第××号
《××××××××》已经部办公会议讨论通过，现予发布，自一九××
年×月×日起施行。
部长×××
一九××年×月×日
主题词: ×× ×× ×× ××
--------------------------------------------------------------------
印发: ××××、××××
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铁道部办公厅一九××年×月×日印发

格式二
机密★长期
急件
铁道部文件
铁××〔19××〕××号
关于××××××的通知
××××、××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××。
附件：××××××××××××××
一九××年×月×日
主题词: ×× ×× ×× ××
--------------------------------------------------------------------
印发: ××××、××××
--------------------------------------------------------------------
铁道部办公厅一九××年×月×日印发

格式三
铁道部文件
铁×〔19××〕××号签发人：×××
关于××××××的请示
×××：
（上行文的其它格式与下行文一样）
格式四
中华人民共和国铁道部
机密★长期铁××〔19××〕××号
急件关于××××××的批复
××××、××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××。
附件：××××××××××××××
一九××年×月×日
主题词: ×× ×× ×× ××
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印发: ××××、××××
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铁道部办公厅一九××年×月×日印发

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