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能源部关于印发《能源部电力高等学校档案分类办法》（试行）的通知
根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》，我部组织制定了《能源部电力高等学校档案分类办法》（试行），现印发你们。各电管局、电力局及归口管理单位所属的职大、中专等其它学校可参照执行。
试行中如有问题，请各单位及时告部办公厅和教育司。
附：能源部电力高等学校档案分类办法
（试 行）
目 次
高等学校档案分类规则高等学校档案分类表
（一）简表
（二）详表高等学校档案案卷构成格式高等学校档案案卷目录和文件目录的构成格式
（一）案卷目录
（二）文件目录《电力高等学校档案分类办法》使用说明
高等学校档案分类规则
为实现电力高校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，促进高校档案工作的综合整体建设，充分发挥高校档案的作用，更好地为高校及社会各项工作服务，特制定本规则。
1．主题内容
本规则规定了高校档案分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同裁体的标识等。
2．适用范围
本规则适用于各类高等学校建国后形成的全部档案的实体分类、编号、排架和检索。其它类型的学校亦可参照使用。
3．分类原则
分类原则是以高校全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，便于组织档案馆（室）藏，利于科学管理和开发利用。
4．类目设置
《高等学校档案分类表》中设置了一、二两级类目，个别二级类目下设置了三级类目。
4．1一级类目的设置，根据高校的主要职能活动，在分类表中设置了十一个类目。即党群工作、行政管理、教学工作、科学技术研究工作、基本建设工作、设备仪器工作、产品工作、出版工作、外事工作、财会工作和干部职工档案。
4．2二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点分别按职能、问题、项目等设置。
4．2．1党群工作类和行政管理类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。
4．2．2教学类和外事类的二级类目按档案的内容结合活动过程设置。
4．2．3科研类、基建类、设备类、产品类、出版类的二级类目依据文件材料的形成规律和成套性特点设置。
4．2．4人档类的二级类目按人员类型设置。
4．3三级类目的设置，一般情况下不设三级类目，仅在需要列到具体项目的二级类目下设三级类目。即科研类、基建类、设备类、产品类目下的“项目类”、出版类目下的“校内刊物类”及人档类目下的全部二级类目。凡分类表中类目号上加“□”的二级类目，均表示需设置三级类目。三级类目的名称依据各学校完成的具体项目的名称、出版刊物的名称和增加人员的名称而定。
4．4类目后的基本范围是用以确定类目的外延，不是案卷标题，在组卷时需按规定拟定案卷题名。
5．类目标识
5．1高校档案分类表的类目统一用阿拉伯数字标识。
5．2一、二级类目均用两位阿拉伯数字01--99标识。
5．3三级类目一般用两位阿拉伯数字01--99标识，亦可依各校完成的项目数量自行确定。
5．4一、二、三级类目标识符号直接连写构成类目号，即分类表中的类目号。
6．档号的编制
6．1档号由四部分组成，即全宗号、年度号、类目号、案卷号；如需标识到文件级则需在案卷号后加上件号。档号各部分之间用短横符“--”相连（“--”号占半格）。
6．2全宗号，即各学校所排全宗顺序号，用两位阿拉伯数字标识（01--99）。只有一个全宗的学校可不填写全宗号。
6．3年度号，用四位年度数字标识。
6．4类目号，即分类表中的类目号，分至二级类目的填写至二级类目号，分至三级类目的填写至三级类目号。
6．5案卷号，分类的最下位类内排定的案卷顺序号，设至二级类目的在二级类目下排案卷号，设至三级类目的则在三级类目下排案卷号……。案卷号用三位阿拉伯数字标识。
6．6件号，即卷内目录中的文件顺序号，一般采用两位阿拉伯数字标识。
7．档案的排架
一般要按档号进行排架，如库房和柜架条件允许，也可按类目一年代纵向排架。
8．不同裁体档案的分类和标识
8．1其它裁体档案和纸质裁体档案按分类规则统一分类编号组卷，不再另行设置类目，不同裁体的档案在案卷号后边加裁体标识符号。
8．2反映同一内容的不同裁体档案要在各自卷内目录的备注栏中注明。
8．3标识符号
纸质档案不加标识符号。
底图——Ａ
照片——Ｂ
录音带——Ｃ
录像带——Ｄ
影片——Ｅ
唱片——Ｆ
幻灯片——Ｇ
磁盘——Ｈ
光盘——Ｊ
缩微片——Ｋ
……
高等学校档案分类表
（一）简表
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|类目号 |类 目 名 称||类目号 |类 目 名 称 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|01 |党群工作（简称党群）||0208| 监 察 工 作 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0101|党 务 综 合||0209|系、 部 工 作 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0102|组 织 工 作||03 |教学工作（简称教学） |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0103|宣 传 工 作||0301| 教 学 综 合 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0104|武 装 工 作||0302| 招 生 工 作 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0105|纪 检 工 作||0303| 学 籍 管 理 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0106|统 战 工 作||0304| 课 堂 教 学 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0107|党 总 支 工 作 ||0305| 实 习 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0108|工 会 工 作||0306| 学 生 论 文 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0109|妇 联 工 作||0307| 学 生 奖 惩 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0110|共 青 团 工 作 ||0308| 教 材 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0111|学 生 会 工 作 ||0309| 毕 业 生 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|02 |行政管理（简称行政）||0310| 师 资 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0201|院 务 综 合||04 |科学技术研究工作（简称科研）|
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0202|人 事 工 作||0401| 科 研 综 合 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0203|总 务 工 作||0402| 学 术 活 动 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0204|保 卫 工 作||0403| 科 研 项 目 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0205|图 书 工 作||05 |基本建设工作（简称基建） |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0206|档 案 工 作||0501| 基 建 综 合 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0207|审 计 工 作||0502| 基 建 项 目 |
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续表
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|类目号 |类 目 名 称||类目号 |类 目 名 称 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|06 |设备仪器工作 ||0907|外籍社团和个人参观考察 |
| |（简称设备） || | |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0601|设 备 综 合||0908|外 籍 学 者 讲 学 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0602|设 备 项 目||0909|外 籍 学 者 进 修 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|07 |产品工作（简称产品）||0910| 外籍研究生、留学生 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0701|产 品 综 合||10 |财会工作（简称财会） |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0702|产 品 项 目||1001|财 会 综 合 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|08 |出版工作（简称出版）||1002|会 计 报 表 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0801|出 版 综 合||1003|会 计 帐 簿 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0802|出 版 社 书 稿 ||1004|其 它 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0803|专 著 ||1005|会 计 凭 证 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0804|校 内 刊 物||11 |干部职工档案（简称人档） |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|09 |外事工作（简称外事）||1101|名 人 档 案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0901|外 事 综 合||1102|逝 世 人 员 档 案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0902|国 际 会 议||1103|离退休人员档案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0903|派出考察研究 ||1104|在 职 干 部 档 案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0904|派 出 讲 学||1105|在 职 工 人 档 案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0905|派 出 进 修||1106|临 时 工 档 案 |
|--------|--------------------||--------|----------------------------|
|0906|派出研究生、留学生 ||1107|其 它 人 员 档 案 |
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（二）详表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|01 |党 群| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0101|党务综合|01．上级机关针对本校制发的文件 |
| | |02．上级召开的与学校有关的各种会议文件 |
| | |03．上级领导来校视察工作中形成的文件材料 |
| | |04．上级机关对本校各项工作进行检查形成的文件材料 |
| | |05．党代会的文件材料 |
| | |06．党委召开的各种会议材料 |
| | |07．党委会、党委扩大会、书记校长联席会、总支书记等 |
| | | 会议记录（纪要）、决议、决定及讨论的文件 |
| | |08．党委颁发的决定、决议、条例规定、办法、通知、通报 |
| | |09．党委工作计划、总结、报告、情况反映 |
| | |10．全校党委大事记 |
| | |11．党委工作请示与上级批复 |
| | |12．党委各部门及总支的专题报告及经验总结 |
| | |13．党委各部门启用新印章通知（印模） |
| | |14．重要的人民群众来信来访及处理结果 |
| | |15．重要电话记录 |
| | |16．党委成立的临时机构所形成的文件材料 |
| | |17．全校性临时政治活动中形成的有关材料 |
| | |18．关于保密工作的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0102|组 织|01．上级关于组织工作的指示、办法 |
| | |02．上级召开的组织工作会议文件 |
| | |03．本校组织工作的请示、报告及批复 |
| | |04．全校组织建设计划总结 |
| | |05．组织工作会议及组织部召开的重要会议记录、纪要、 |
| | | 决定等材料 |
| | |06．党员名册及发展新党员名单 |
| | |07．党员党组织统计年报 |
| | |08．有关入党、转正、延长预备期、退党、取消党员资格 |
| | | 报告、决定、批复 |
| | |09．各总支、支部改选或成立报告及批复 |
| | |10．各总支、支部、优秀党员、先进支部名单及有关材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0102|组 织|11．关于本校组织机构成立、合并、撤消、更改名称及干 |
| | | 部任免通知、决定 |
| | |12．关于党员状况等问题的专题报告及有关材料 |
| | |13．党费收支情况统计表 |
| | |14．党员组织关系转进、转出介绍信存根 |
| | |15．组织工作大事记 |
| | |16．本校出席全国和省市党代会名单、报告、登记表及发 |
| | | 言材料 |
| | |17．本校关于离休干部的报告、上级批复、名单及颁发 |
| | | “老干部离休荣誉证”名单 |
| | |18．本校干部轮训计划、总结、名单及党课教育材料 |
| | |19．本校党校形成的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0103|宣 传|01．上级机关关于宣传工作的指示、办法 |
| | |02．上级召开的宣传工作会议文件 |
| | |03．全校宣传教育、理论的学习计划、总结 |
| | |04．本校宣传工作简报、会议记录及重要通知 |
| | |05．宣传工作大事记 |
| | |06．思想政治工作形成的文件材料（包括干部职工和学 |
| | |生） |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0104|武 装|01．上级、本校有关武装工作的规定 |
| | |02．上级、本校关于学生军训通知、规定、计划、总结 |
| | |03．复员、转业退伍军人登记表及统计表 |
| | |04．人防工程方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0105|纪 检|01．上级机关关于纪检工作的指示、规定 |
| | |02．上级机关召开的纪检工作会议文件 |
| | |03．纪委会议记录及纪委召开的重要会议记录决定 |
| | |04．纪委工作计划、总结、报告、通报及重要通知 |
| | |05．关于党员处分报告、批复、决定及交代、调查材料 |
| | |06．党员的申诉信及复查结论材料 |
| | |07．纪委有关案件报告、函件 |
| | |08．重要的人民来信来访录及调查处理材料 |
| | |09．纪委工作大事记 |
| | |10．党风党纪有关材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0106|统 战|01．召开的统战重要会议、座谈会记录 |
| | |02．本校统战工作计划、总结及落实知识分子政策报告 |
| | |03．本校各民主党派情况登记表、名册及统战对象名单 |
| | |04．知名人士小传 |
| | |05．出席全国、省、市人代会，政协代表会通知名单及推 |
| | | 荐表 |
| | |06．本校统战工作统计表、调查表 |
| | |07．对台工作的文件材料 |
| | |08．有关宗教、少数民族及华侨工作的文件材料 |
| | |09．统战工作大事记 |
| | |10．各民主党派活动中形成的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0107|党总支 |01．总支委员会会议记录、纪要、决议、决定总结、报告 |
| | |02．总支、行政联席会议记录 |
| | |03．总支委员会、党支部成立和改选形成的文件材料 |
| | |04．建党、建团工作计划、总结及名单 |
| | |05．关于党员奖惩问题的结论及有关材料 |
| | |06．总支典型问题的调查报告 |
| | |07．本总支先进党支部、优秀党员名单及有关材料 |
| | |08．党风党纪有关材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0108|工 会|01．上级工会颁发的规定、办法、指示意见等文件 |
| | |02．本校工会工作问题和请示、报告及上级批复 |
| | |03．本校工会工作计划、总结 |
| | |04．工代、职代大会的文件材料 |
| | |05．工会重要会议记录 |
| | |06．工会经费预、决算报表及使用情况的有关材料 |
| | |07．职工教育的有关材料 |
| | |08．福利委员会名单、规定、条例及福利资金使用情况 |
| | |09．工会工作大事记 |
| | |10．工会主办的简报、通讯等材料 |
| | |11．关于表彰先进集体和个人名单、材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0109|妇 联|01．上级颁发的关于妇联工作的规定、办法、指示 |
| | |02．学校妇联工作计划、总结及重要会议记录 |
| | |03．“三八”红旗手、集体及“五好”家庭的有关材料 |
| | |04．妇代会文件及选举结果 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0109|妇 联|05．上级机关关于计划生育工作的指示规定办法等文件 |
| | |06．学校关于计划生育问题的请示、报告及上级批复与 |
| | | 统计年报 |
| | |07．学校关于计划生育工作的计划总结 |
| | |08．领取独生子女证名册 |
| | |09．学校关于计划生育问题的规定、办法等文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0110|共青团 |01．上级团组织颁发的规定、指示、通知等文件 |
| | |02．上级团委召开的会议文件 |
| | |03．团委工作计划、总结、报告及上级批复 |
| | |04．团委会议记录 |
| | |05．团代表大会的会议文件材料 |
| | |06．先进团支部、优秀团员名单及有关材料 |
| | |07．团员处分决定、交代调查材料及团员申诉复查结论 |
| | |08．团员团组织统计年报 |
| | |09．团的组织机构、团干部任免报告及批复 |
| | |10．团员名册、入团、离团登记表 |
| | |11．各系团总支工作计划、总结 |
| | |12．团委工作大事记 |
| | |13．团委组织的其它活动形成的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0111|学生会 |01．学生代表大会会议材料 |
| | |02．学校学生参加各种学会、社团的名称、名单、章程及 |
| | | 宣言 |
| | |03．学生会工作大事记、工作计划总结 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|02 |行 政| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0201|院务综合|01．上级机关颁发的决议、决定、指示、命令、条例、制度、|
| | | 规定、计划等文件 |
| | |02．上级机关召开的与本校有关的会议文件 |
| | |03．上级领导人来校视察、检查工作的讲话、题词等文件 |
| | | 材料 |
| | |04．校务委员会、校长办公会、校长召开的各种会议记 |
| | | 录、纪要、讲话稿 |
| | |05．校庆、开学、毕业典礼等全院性大会报告、上级领导 |
| | | 人讲话、代表发言、纪念品等，重要贺信、贺电 |
| | |06．本校颁发的规定、办法、条例、通知、通报、布告 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0201|院务综合|07．本校呈报上级的请示及上级批复 |
| | |08．本校规划、计划、总结、报告 |
| | |09．本校及行政部门启用新印章、停止使用印章的通知 |
| | | 和印模 |
| | |10．上级关于统计工作指示、规定、办法、通知 |
| | |11．本校统计工作的规章制度、综合统计报表 |
| | |12．本校历史沿革、校史、校大事记及本部门大事记 |
| | |13．重要的群众来信来访及处理结果 |
| | |14．本校成立的各种临时机构所形成的计划、总结、报 |
| | | 告、统计材料、重要简报、会议记录等文件材料 |
| | |15．重要电报及电话记录 |
| | |16．全校临时性工作的有关材料 |
| | |17．校内各单位向校长的重要汇报和请示及校长批复 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0202|人 事|01．上级机关关于人事工作的文件材料 |
| | |02．重要的会议记录 |
| | |03．学校人事工作计划、总结、重要报告 |
| | |04．本校管理改革工作报告、总结、规章制度及上级批复 |
| | |05．本校组织机构、人员编制报告及上级批复通知 |
| | |06．本校机构成立、合并、撤销、更改名称及干部任免通 |
| | | 知、决定 |
| | |07．本校教职工及领导干部名册 |
| | |08．重要人民来信来访的处理结果 |
| | |09．本校干部及工资统计年报 |
| | |10．本校人员增减登记表 |
| | |11．本校教工工资调整、改革报告、方案、规定、名册、总 |
| | | 结及上级批复 |
| | |12．本校教职工奖惩材料 |
| | |13．本校教职工离职出国定居报告及公证报告 |
| | |14．本校退休、退职人员登记表 |
| | |15．本校教职工评残、工伤死亡抚恤等文件 |
| | |16．本校教职工参加进修班、培训班及成人教育的名单、 |
| | | 通知 |
| | |17．本校教职工发放奖金及提成工作文件 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0202|人 事|18．有关技术职务评聘方面的文件材料 |
| | |19．本校职工转正、定级名单及有关材料 |
| | |20．授予老教师荣誉证书材料、名册 |
| | |21．本校教职工调出介绍信存根 |
| | |22．调进、分配到本校工作的介绍信及报到证 |
| | |23．离休、退休人员管理方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0203|总 务|01．上级机关下达的有关总务工作的规定、办法、指示、 |
| | | 通知等文件 |
| | |02．上级机关下达的医疗保健、环境卫生、绿化等方面的 |
| | | 文件 |
| | |03．本校食堂、房屋、水、电、运输、电话室、招待所、幼托|
| | | 等管理工作的规定、办法、通知及请示报告、上级批 |
| | | 复 |
| | |04．本校医疗保健、爱国卫生、绿化等问题的规定、通知、 |
| | | 请示及上级批复 |
| | |05．关于房屋维修、加固、翻造、拆迁等问题的请示、报告 |
| | | 及上级批复 |
| | |06．关于房屋分配方案、条例 |
| | |07．总务方面的规章制度等文件材料 |
| | |08．总务工作计划、总结及大事记 |
| | |09．总务其它临时性工作形成的文件材料 |
| | |10．总务对外服务方面的有关材料 |
| | |11．关于房地产方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0204|公安保卫|01．上级机关下达的有关公安保卫工作的规定、办法、指 |
| | | 示等文件 |
| | |02．本校公安保卫年度工作计划、总结 |
| | |03．公安局、法院判决书、人员处理决定 |
| | |04．案件结案材料及复查材料 |
| | |05．公安保卫工作统计报表 |
| | |06．本校有关公安保卫工作的通知、通报、规定 |
| | |07．消防和综合治理方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0205|图 书|01．上级关于图书馆工作的通知、规定 |
| | |02．本校图书管理工作的规定、办法、通知 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0205|图 书|03．本馆工作计划、总结及重要报告 |
| | |04．本馆统计年报 |
| | |05．本馆情况介绍 |
| | |06．本馆与国外来往函件及协议书 |
| | |07．本馆有关书刊处理情况的报告及书刊调拨销毁目录 |
| | | 清册 |
| | |08．图书馆工作大事记 |
| | |09．图书馆编研成果 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0206|档 案|01．上级有关档案工作的规定和通知 |
| | |02．上级召开的与本校档案工作有关的会议文件 |
| | |03．本校档案工作规章制度 |
| | |04．档案工作计划、总结、重要报告及上级批复 |
| | |05．本校召开的档案工作会议文件材料 |
| | |06．档案工作统计报表 |
| | |07．档案馆指南及全宗介绍 |
| | |08．本校档案工作大事记 |
| | |09．档案编研成果 |
| | |10．档案工作的其它材料 |
| | |11．校史、校志工作的有关材料 |
| | |12．校史、志出版物 |
| | |13．校史陈列馆工作有关文件材料 |
| | |14．博物馆工作有关文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0207|审 计|01．上级领导对审计事项的指示、讲话和批示 |
| | |02．批准的审计项目任务文件 |
| | |03．审计通知 |
| | |04．审计报告和审计机关审定该报告的会议纪要 |
| | |05．被审计单位对审计报告的书面意见 |
| | |06．有关审计事项的请示、报告及上级领导的批复 |
| | |07．审计结论和处理决定及讨论该结论和处理决定的会 |
| | | 议纪要 |
| | |08．与审计结论和处理决定或审计报告所列问题有关的 |
| | | 主要取证材料 |
| | |09．依法作出审计结论和处理决定的法规目录和摘要 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0207|审 计|10．罚款、没收款、扣缴款和停止拨贷款的通知书和回执 |
| | |11．被审计单位执行审计结论和处理结论的情况报告 |
| | |12．有关本审计项目的情况报告、通报、上级领导的决定 |
| | |13．被审计单位或个人对审计结论和处理决定的申诉 |
| | |14．复审报告及审计机关审定该报告的会议纪要 |
| | |15．申诉单位或个人对复审报告书面意见 |
| | |16．复审结论和处理决定及审计机关讨论该结论和处理 |
| | | 决定的会议纪要 |
| | |17．审计调查报告及其有关文件材料 |
| | |18．以别单位为主、审计机关参加查处事项的有关文件 |
| | | 材料 |
| | |19．项目审计计划、总结、有关本项目计划安排方面的意 |
| | | 见、请示、报告、批复和其它有关材料 |
| | |20．与本项目有关的其它材料 |
| | |21．关于财务大检查方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0208|监 察|01．上级机关关于监察方面的文件 |
| | |02．本校关于监察方面的规定 |
| | |03．监察工作计划、总结、报告及上级批复 |
| | |04．关于干部的处分报告、批复、决定及交代调查材料 |
| | |05．干部的申诉信及复查结论材料 |
| | |06．监察有关案件的报告、函件 |
| | |07．重要的人民来信来访录及调查处理材料 |
| | |08．监察工作大事记 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0209|系、部类|01．工作计划、总结、改革方案、报告、决定批示和规章制 |
| | | 度 |
| | |02．行政会议记录和决议 |
| | |03．系、部学术委员会、学位委员会会议记录 |
| | |04．系内各类人员的任免、提升决定、通知 |
| | |05．工作大事记 |
| | |06．内部人员调动、调进人员和选留毕业生的决定、名单 |
| | |07．系、部对违纪教职工给予记过以下处分报告及处分 |
| | | 决定 |
| | |08．系授予奖学金学生名单及助学金统计表 |
--------------------------------------------------------------------------------
续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0209|系、部类|09．系、部重大活动中所产生的文件材料 |
| | |10．系部死亡人员名单、讣告、悼词等文件材料 |
| | |11．系、部主办的各种进修班、短训班计划、名册、总结及 |
| | | 结业证书存根 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|03 |教 学| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0301|教学综合|01．上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件 |
| | |02．本校参加的上级召开的有关教学方面会议文件 |
| | |03．学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例 |
| | |04．教学工作的各种统计表 |
| | |05．本校专业设置、调整、调查情况等报告及上级批复 |
| | |06．教育事业发展规划、教育事业计划报表 |
| | |07．院历 |
| | |08．教学工作的计划和总结及典型教研室教学总结 |
| | |09．教学质量检查和教学质量分析及评估方面的文件材 |
| | | 料 |
| | |10．本校关于评定学位的条例、办法及工作细则 |
| | |11．关于校内外互聘担任教授、研究员、顾问和讲学等事 |
| | | 宜的有关材料 |
| | |12．教学计划、方案 |
| | |13．教学大纲 |
| | |14．教学改革方案、总结 |
| | |15．学位点与重点学科申报及上级批复材料 |
| | |16．上级关于成人教育的规定、办法等文件材料 |
| | |17．本校关于成人教育的请示及上级批复 |
| | |18．成人教育计划、总结及大事记 |
| | |19．培训班、进修班结业总结 |
| | |20．关于体育方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0302|招生工作|01．上级下达的招生计划、方案通知及学校上报的招生 |
| | | 计划、方案 |
| | |02．上级召开的招生工作会议规定 |
| | |03．学校对招生工作的有关规定 |
| | |04．本校招生工作计划及招生简章、专业介绍 |
| | |05．录取新生审批表、录取新生花名册 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0302|招生工作|06．代培和自费生计划、合同 |
| | |07．本校招生工作总结 |
| | |08．研究生入学考试题 |
| | |09．培训班、进修班办班计划及上级批复 |
| | |10．培训班、进修班新生名册 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0303|学籍管理|01．新生登记表 |
| | |02．学生学籍卡片 |
| | |03．学生考试成绩表 |
| | |04．在校生名册 |
| | |05．学生学籍变更（升级、留级、修学、转学、复学、退学）|
| | | 的材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0304|课堂教学|01．教学日历 |
| | |02．课程安排表、课程进度表 |
| | |03．教师任课安排 |
| | |04．典型讲义、教案 |
| | |05．各系各专业每门课程期末考试题 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0305|实 习|01．教学实习、生产实习的计划、大纲、总结 |
| | |02．实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定及有代表性的 |
| | | 实习报告 |
| | |03．实验指导书、有代表性的实验报告 |
| | |04．关于实验室建设方面的材料 |
| | |05．实习和实习基地建设方面的材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0306|学生论文|01．本专科毕业生优秀毕业论文、毕业设计及评审意见 |
| | |02．硕士研究生学位论文及评审意见、审批文件、学位证 |
| | | 书复印件 |
| | |03．博士研究生学位论文、评审意见、审批文件、学位证 |
| | | 书复印件 |
| | |04．博士后学位论文评审意见、审批文件、学位证书复印 |
| | |件 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0307|学生奖惩|01．每年评选三好学生、先进班集体名单及有关材料 |
| | |02．学生奖励及处分决定 |
| | |03．奖学金情况统计表及审批表 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0308|教 材|01．各系各专业教材使用目录 |
| | |02．正式出版的自编和主编的教材 |
| | |03．具有保存价值的非正式出版社印刷的临时教材 |
| | |04．自编的具有一定水平的习题集及习题解 |
| | |05．本校自编教材的计划、统计、目录 |
| | |06．关于教材方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0309|毕业生 |01．上级下达的毕业生分配计划、方案通知 |
| | |02．上级召开的毕业生工作会议文件 |
| | |03．毕业生分配方案及调配名册 |
| | |04．毕业生供需见面的计划、合同 |
| | |05．毕业生毕业分配工作总结 |
| | |06．学位委员会会议记录、通过的获学位的名单和不获 |
| | | 学位的名单、会议决议等文件材料 |
| | |07．毕业证书领取签收本 |
| | |08．学位证书领取签收册 |
| | |09．毕业生调查及使用单位对毕业生质量的评审意见 |
| | |10．各种培训班、进修班结业名册 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0310|师 资|01．教师工作量规定及执行情况 |
| | |02．教学工作量奖金发放统计表 |
| | |03．师资培训计划、考核和总结 |
| | |04．教师教学经验总结 |
| | |05．教师教学质量奖励材料 |
| | |06．教学情况调查表 |
| | |07．业务考核 |
| | |08．教师职称评定 |
| | |09．教师职称聘任统计表 |
| | |10．关于师资方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|04 |科 研| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0401|科研综合|01．上级关于科研工作的指示、通知、条例等文件 |
| | |02．上级下达的科研规划、计划、任务及科研经费指标 |
| | |03．上级召开的科研工作会议文件 |
| | |04．上级关于科技情报学术交流工作的指示、通知、规 |
| | | 定、办法 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0401|科研综合|05．本校科研工作、科研经费、建立科研所室等问题的请 |
| | | 示、报告及上级批复 |
| | |06．本校科研工作的规定、办法、通知 |
| | |07．本校科研工作计划、规划、总结 |
| | |08．各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位及个人名 |
| | | 单及奖金分配情况 |
| | |09．同兄弟单位科研协作的重要来往公函及合同、协议 |
| | | 书 |
| | |10．参加校外各种学会成员和任职名单 |
| | |11．本校科研工作大事记 |
| | |12．科学基金申报与批复 |
| | |13．科研经费安排及使用情况 |
| | |14．科研获奖项目汇编及有关材料 |
| | |15．科技统计报表 |
| | |16．关于科技开发方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0402|学术活动|01．本校学术报告、计划、总结及统计表 |
| | |02．本校学术委员会组织成员名单、会议记录、决议、决 |
| | | 定等文件材料 |
| | |03．学术报告材料 |
| | |04．学会工作产生的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0403|科研项目|01．科研准备阶段： |
| | | （1）课题及经费的申请报告及批件 |
| | | （2）课题报告及课题论证材料 |
| | | （3）任务书、委托任务书、科研合同、协议书 |
| | | （4）文献调研、综述报告 |
| | | （5）应用前景分析报告 |
| | |02．研究实验阶段： |
| | | （1）课题研究计划及计划执行情况表 |
| | | （2）实验、设计方案、调查、考察、观察方案等 |
| | | （3）课题计划调整或课题撤销文件 |
| | | （4）实验、试验、测试的重要原始记录 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0403|科研项目| （5）实验、试验、测试的整理记录 |
| | | （6）观测、观察、野外调查考察记录及综合分析材料 |
| | | （7）数据处理材料，包括计算机处理材料 |
| | | （8）实验报告、测试报告、新产品试验报告等 |
| | | （9）设计文件、图纸（蓝图和地图） |
| | | （10）工艺文件、技术规范、使用说明等 |
| | |03．总结鉴定验收阶段： |
| | | （1）课题完成（含最终完成或阶段完成）或中断、中 |
| | | 止工作总结 |
| | | （2）研究报告、研制报告、技术总结报告 |
| | | （3）论文和专著 |
| | | （4）科研投资和经费预决算材料 |
| | | （5）科技成果验收、鉴定（评审）会文件材料、同行推|
| | | 荐意见，取得经济、社会效益的证明材料 |
| | | （6）科技成果鉴定证书和视同鉴定证书的文件 |
| | |04．成果和奖励申报阶段： |
| | | （1）科技成果报告表、登记表 |
| | | （2）科技成果申报奖励与审批文件材料 |
| | | （3）科技成果获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或|
| | | 影印件 |
| | | （4）专利申请书和证书的原件或影印件 |
| | |05．推广应用阶段： |
| | | （1）推广应用方案 |
| | | （2）技术转让合同、协议书 |
| | | （3）扩大试验生产的设计文件、工艺文件 |
| | | （4）生产定型鉴定材料 |
| | | （5）推广应用情况报告工作总结 |
| | | （6）国内外学者、用户的反馈意见 |
| | | （7）科技成果宣传报道材料 |
| | | （8）标本、样品等实物目录 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|05 |基 建| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0501|基建综合|01．上级机关关于基建工作的文件 |
| | |02．本校基建工作的规章制度 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0501|基建综合|03．本校关于基建问题的请示及批复 |
| | |04．本校基建财务预算、决算和上级批复 |
| | |05．本校基建统计年报 |
| | |06．基建工作计划、总结、大事记 |
| | |07．综合性征地文件材料 |
| | |08．全校总体规划项目、总平面图 |
| | |09．综合性水管线分布图 |
| | |10．综合性电管线分布图 |
| | |11．综合性地质勘探、地形测量形成文件材料 |
| | |12．综合性地下水道以及隐藏工程分布图及有关材料 |
| | |13．设计院、所、室形成文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0502|基建项目|01．可行性研究、任务书： |
| | | （1）项目建议书及批复 |
| | | （2）可行性研究报告 |
| | | （3）项目评估 |
| | | （4）环境预测、调查报告 |
| | | （5）设计任务书、计划任务书 |
| | |02．设计基础材料： |
| | | （1）工程地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、|
| | | 试验报告 |
| | | （2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备|
| | | 安装测量定位、观测记录 |
| | | （3）水文、气象、地震等其它设计基础材料 |
| | |03．设计文件： |
| | | （1）初步设计 |
| | | （2）技术设计 |
| | | （3）施工图设计 |
| | | （4）技术秘密材料、专利文件 |
| | | （5）设计计算书 |
| | | （6）关键技术试验 |
| | | （7）总体规划设计 |
| | | （8）设计评价、鉴定及审批 |
| | |04．工程管理文件： |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0502|基建项目| （1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 |
| | | （2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 |
| | | （3）施工执照 |
| | | （4）环保三同时、消防、卫生等文件，水暖、电、煤气|
| | | 供应协议书 |
| | |05．施工文件： |
| | | （一）土建施工文件 |
| | | （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 |
| | | 纪要 |
| | | （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术 |
| | | 措施、施工安全措施、施工工艺 |
| | | （3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 |
| | | （4）建设材料试验报告 |
| | | （5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 |
| | | （6）施工定位测量、地质勘察 |
| | | （7）土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 |
| | | （8）施工记录、日记、大事记 |
| | | （9）隐藏工程验收记录 |
| | | （10）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录事|
| | | 故处理报告 |
| | | （11）分项、分部、单位工程质量检查、评定 |
| | | （12）交工验收记录证明 |
| | | （13）施工总结、技术总结 |
| | | （14）竣工报告、竣工验收报告 |
| | | （二）设备及管线安装施工 |
| | | （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 |
| | | 纪要 |
| | | （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 |
| | | （3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备|
| | | 代用审批 |
| | | （4）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 |
| | | （5）隐蔽工程检查验收记录 |
| | | （6）强度、密闭性试验报告 |
| | | （7）设备调试记录 |
| | | （8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0502|基建项目| 报告 |
| | | （9）系统调试、试验记录 |
| | | （10）管线清洗、通水、消毒记录 |
| | | （11）管线标高、位置、坡度测量记录 |
| | | （12）中间交工验收记录证明、工程质量评定 |
| | | （13）竣工报告、竣工验收报告 |
| | | （三）电气、仪表安装施工文件 |
| | | （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 |
| | | （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 |
| | | （3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备|
| | | 代用审批 |
| | | （4）调试、整定记录 |
| | | （5）性能测试和校核 |
| | | （6）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 |
| | | （7）操作、联动试验 |
| | | （8）电气装置交接记录 |
| | | （9）中间交工验收记录、工程质量评定 |
| | | （10）竣工报告、竣工验收报告 |
| | |06．竣工文件： |
| | | （1）项目竣工验收报告 |
| | | （2）全部竣工图 |
| | | （3）项目质量评审材料 |
| | | （4）工程现场声像材料 |
| | | （5）竣工验收会议决议文件 |
| | |07．生产技术准备、试生产： |
| | | （1）技术准备计划 |
| | | （2）试生产管理、技术责任制 |
| | | （3）开停车方案 |
| | | （4）设备试车、验收、运转、维护记录 |
| | | （5）试生产产品质量鉴定报告 |
| | | （6）安全操作规程、事故分析报告 |
| | | （7）运行记录 |
| | | （8）技术培训材料 |
| | | （9）产品技术参数、性能、图纸 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0502|基建项目| （10）工业卫生、劳动保护材料 |
| | |08．工艺、设备： |
| | | （1）工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 |
| | | （2）产品检验、包装、工装图、检测记录 |
| | | （3）设备、材料出厂合格证 |
| | | （4）设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件|
| | | 单 |
| | | （5）设备、图纸、说明书 |
| | | （6）设备测绘、验收记录 |
| | | （7）设备安装调试、测定数据、性能鉴定 |
| | |09．涉外文件： |
| | | （1）询价、报价投标文件 |
| | | （2）合同、合同附件 |
| | | （3）谈判协议、议定书 |
| | | （4）谈判记录 |
| | | （5）谈判过程中中外商提交的材料 |
| | | （6）出国考察及收集来的有关材料 |
| | | （7）国外各设计阶段文件 |
| | | （8）各设计阶段审查议定书 |
| | | （9）技术问题来往函电 |
| | | （10）国外设备材料检验及设计联络 |
| | | （11）国外设备储存、运输 |
| | | （12）开箱检验记录，商检及索赔 |
| | | （13）国外设备、材料的防腐、保护措施 |
| | | （14）外国技术人员现场提供的文件材料 |
| | |10．财务、器材管理： |
| | | （1）财务计划、年度计划 |
| | | （2）工程概算、预算、决算 |
| | | （3）主要材料消耗、器材管理 |
| | | （4）交付使用的固定资产 |
| | |11．其它资料： |
| | | （1）有关的国外技术标准 |
| | | （2）有关的专利说明 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|06 |设 备| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0601|设备综合|01．上级关于设备、仪器工作的文件材料 |
| | |02．本校设备、仪器工作的规章制度 |
| | |03．本校设备工作计划、总结及大事记 |
| | |04．本校设备、仪器购置计划及执行情况的报告和统计表 |
| | |05．设备经费分配方案及执行情况的报告和统计表 |
| | |06．设备仪器统计年报 |
| | |07．本校关于设备问题的请示及上级批复 |
| | |08．本校设备、仪器移交清册及设备报废、调拨报告和批复 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0602|设备项目|01．设备申购报告、计划、论证报告及上级批复 |
| | |02．设备定购合同和会谈纪要、记录等 |
| | |03．进口设备过程中有关的技术商务文件 |
| | |04．设备开箱记录及装箱单 |
| | |05．设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 |
| | |06．验收报告及有关材料 |
| | |07．索赔来往函件及结果文件 |
| | |08．设备说明书及全套随机文件材料 |
| | |09．大型设备履历书 |
| | |10．设备使用、检修、故障事故记录 |
| | |11．重大事故的调整分析及处理意见 |
| | |12．设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|07 |产 品| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0701|产品综合|01．上级关于产品生产方面的文件 |
| | |02．上级召开的产品生产工作会议文件 |
| | |03．本校关于产品生产的请示报告及上级批复 |
| | |04．本校产品生产计划执行情况 |
| | |05．产品生产统计年报表 |
| | |06．本校制定的有关产品生产方面的规章制度 |
| | |07．本校产品生产工作计划、总结、大事记 |
| | |08．有关校办工厂方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0702|产 品|01．产品计划准备阶段： |
| | | （1）方案论证及调查材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0702|产 品| （2）任务书、技术协议书、委托书、发展建议书及上 |
| | | 级批文 |
| | |02．产品生产设计研制阶段： |
| | | （1）总体方案设计材料 |
| | | （2）全套设计定型图纸 |
| | | （3）技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记 |
| | | 录及分析报告 |
| | | （4）通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目|
| | | 录 |
| | | （5）阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型 |
| | | 报告及批复 |
| | | （6）产品说明书、技术标准、产品证明书等 |
| | |03．产品生产试制与鉴定阶段： |
| | | （1）试验大纲、试验记录及试验工作总结 |
| | | （2）鉴定大纲，产品鉴定证书、产品证明书、产品合 |
| | | 格证 |
| | | （3）试验规程和记录、样机底片、照片等 |
| | | （4）得奖材料、专利材料 |
| | | （5）论文、专著 |
| | |04．产品生产阶段： |
| | | （1）生产任务书及上级有关文件、生产方案 |
| | | （2）全套产品工艺工装定型图纸、技术条件说明书 |
| | | （3）工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记 |
| | | 录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料 |
| | | （4）材料定额和代用单、工时定额 |
| | | （5）生产定型报告及批复 |
| | | （6）重大质量事故分析，重要联席会议记录 |
| | | （7）各种更改单及技术通知单 |
| | | （8）生产工作总结报告、技术工作总结报告 |
| | |05．产品销售技术服务阶段： |
| | | （1）产品推广应用方面的材料 |
| | | （2）产品评优方面的文件材料 |
| | | （3）产品改进与更新建议书、用户信息反馈材料 |
| | | （4）经营管理活动中形成的原始记录、凭证等材料 |
--------------------------------------------------------------------------------
续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|08 |出 版| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0801|出版综合|01．上级有关编辑出版工作的文件 |
| | |02．上级召开出版工作会议 |
| | |03．本校关于编辑出版工作的规章制度 |
| | |04．本校有关编辑出版的规划、计划、报告和重要会议记 |
| | |录 |
| | |05．出版部门管理形成的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0802|出版社 |01．书稿合同、协议书 |
| |书 稿|02．审稿单 |
| | |03．出版的请示及批复 |
| | |04．原稿、样书及出版发行记录 |
| | |05．有参考价值的读者来信，重要书（画）评 |
| | |06．稿酬、版税通知单 |
| | |07．图书事故检查记录 |
| | |08．再版修改意见 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0803|专 著|01．不属教材并经正式出版社出版的本校职工编著或译 |
| | |著的印刷本 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0804|校内刊物|01．审稿单 |
| | |02．原稿及印刷本 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|09 |外 事| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0901|外事综合|01．上级关于外事工作的规定、办法、指示通知等文件 |
| | |02．上级机关召开的外事工作会议文件 |
| | |03．本校关于外事和外籍专家工作的校际交流计划、汇 |
| | | 报、请示、报告及上级批复 |
| | |04．本校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书 |
| | | 及专家名册 |
| | |05．接待外宾的记录、登记表、统计表 |
| | |06．学校或个人名义建立的国际间通信、互赠书刊资料、 |
| | | 礼品的函件 |
| | |07．外事工作计划、总结及大事记 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0902|国际会议|01．本校人员参加国际会议的申请报告及上级批复、会 |
| | | 议上宣读的论文及大会发言材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0902|国际会议|02．本校主持召开的国际性会议的全部文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0903|派出考察|01．派出考察研究的请示报告及上级批复 |
| |研 究|02．考察研究工作总结及技术总结 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0904|派出讲学|01．派出讲学的请示及批复 |
| | |02．签订的合同书 |
| | |03．重要来往书信 |
| | |04．在外期间形成的文件材料 |
| | |05．讲学工作总结 |
| | |06．在外使用的教材 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0905|派出进修|01．派出进修的申请报告及上级批复 |
| | |02．进修总结 |
| | |03．进修过程中发表的论文和研究成果 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0906|派出读研|01．派出读研究生、留学生学位的请示及批复 |
| |究生、留|02．读研究生、留学生的学籍卡片 |
| |学 生|03．学位论文及学位证书复印件 |
| | |04．学习总结 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0907|外籍社团|01．来团或个人登记表 |
| |和个人参|02．来校活动安排表 |
| |观考察 |03．赠言等 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0908|外籍学者|01．聘请报告及上级批复 |
| |讲 学|02．签定的合同书 |
| | |03．重要书信来往 |
| | |04．外籍教师所用教材 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0909|外籍学者|01．来校进修登记表 |
| |进 修|02．进修成绩及评语 |
| | |03．进修过程中发表的论文及研究成果 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|0910|外籍学生|01．录取审批表 |
| |来校读研|02．学籍卡片 |
| |究生、留|03．学位论文及学位证书复印件 |
| |学 生|04．学生学习情况及评语 |
| | |05．学生去向及有关材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|10 |财 会| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1001|财会综合|01．上级关于财务工作的规定、办法、条例指示、通知、计 |
| | | 划等文件 |
| | |02．上级召开的财务工作会议文件 |
| | |03．本校财务工作的规定、办法、通知 |
| | |04．本校财务工作的请示及上级批复 |
| | |05．本校财务工作计划、总结及大事记 |
| | |06．本校各单位经费分配方案 |
| | |07．本校形成的其它财务方面的文件材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1002|会计报表|01．本校财政总预结算年报 |
| | |02．本校各部门决算报表 |
| | |03．基建拨、贷款及决算年报 |
| | |04．税收会计报表 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1003|会计帐簿|01．日记帐 |
| | |02．总帐 |
| | |03．税收日记收帐票证分类出纳帐 |
| | |04．明细分类、分户或登记簿 |
| | |05．现金出纳帐、银行存款帐 |
| | |06．固定资产明细帐 |
| | |07．预算外帐 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1004|其 它|01．会计移交清册 |
| | |02．会计档案保管清册 |
| | |03．会计档案销毁清册 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1005|会计凭证|01．各收入部门编送的报表 |
| | |02．会计各种原始凭证和记帐凭证 |
| | |03．拨款凭证及其他会计凭证 |
| | |04．各种税结算凭证 |
| | |05．涉及外事的会计凭证 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|11 |人 档| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1101|名人档案|01．履历材料 |
| | |02．自传材料 |
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续表
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|类目号 |类目名称| 基 本 范 围 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1101|名人档案|03．鉴定材料 |
| | |04．考核材料 |
| | |05．政治历史问题的审查材料 |
| | |06．参加党团组织材料 |
| | |07．奖励及英雄模范先进事迹材料 |
| | |08．处分、取消处分及甄别、复查材料 |
| | |09．反映职务、职称、工资等方面的材料 |
| | |10．其它材料 |
| | |11．专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义 |
| | |12．撰写的全部论文 |
| | |13．各种笔记、手稿 |
| | |14．照片、录音、录像、影片 |
| | |15．重要来往书信、电报 |
| | |16．获得的奖状、奖品、证章、证书 |
| | |17．国内外专家、学者对他的评价 |
| | |18．唁函、唁电（已故） |
| | | 注：11至18项如在教学、科研及其它大类中已归档 |
| | | 的材料这里可填写卡片存入 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1102|逝世人员|01．履历材料 |
| |档 案|02．自传材料 |
| | |03．鉴定材料 |
| | |04．考核材料 |
| | |05．政治历史问题的审查材料 |
| | |06．参加党团组织材料 |
| | |07．奖励及英雄模范先进事迹材料 |
| | |08．处分、取消处分及甄别、复查材料 |
| | |09．反映职务、职称、工资等方面的材料 |
| | |10．其它材料 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1103|离退休人|同1102的基本范围相同（10项） |
| |员档案 | |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1104|干部档案|同1102的基本范围相同 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1105|工人档案|同1102的基本范围相同 |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1106|临时工 |同1102的基本范围相同 |
| |档 案| |
|--------|--------|--------------------------------------------------------|
|1107|其它人 |同1102的基本范围相同 |
| |员档案 | |
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高等学校档案案卷的构成格式
《高校档案案卷构成格式》是根据中华人民共和国国家标准《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》及其它有关标准，结合高校档案特点，配合分类原则和分类表的使用而编制的。
一、主题内容
本标准规定了高校档案卷盒格式、卷内目录格式、卷内备考表的格式、其它载体档案装具格式及其制成材料的要求。
二、术语
1．案卷
由互相联系的若干文件组成的一种档案保管单位。
2．卷内目录
案卷内登记文件及其排列次序的目录。
3．卷内备考表
说明案卷内文件状况的表格。
4．档号
档案的编号。包括：全宗号、年度号、类目号、案卷顺序号（案卷号）、与文件顺序号（件号）。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
年度号：标识年度数字的符号。
类目号：标识类目的符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序，即分类表中的类目号。
案卷号：类目内案卷的顺序编号，即分类的最下位类内，每一案卷的顺序号，在同一个类目内不允许出现重复的案卷号。
件号：案卷内文件的顺序编号，在同一案卷内不允许出现重复的文件号。
三、案卷卷盒格式
1．卷盒尺寸及制成材料
卷盒采用310ｍｍ×220ｍｍ（长×宽）、厚度尺寸分别为10、15、20、30、40ｍｍ五种。卷盒制成材料采用牛皮纸双裱板压制。
2．案卷封面项目
案卷封面采用案卷外封面和内封面两种形式，外封面印制在卷盒的正表面，内封面排列在卷内目录之前，外、内封面样式相同。
封面项目包括：档号、档案馆（室）号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。
3．封面项目填写方法
档号：填写全宗号、年度号、类目号、案卷号。
档案馆（室）号：填写国家给定的本档案馆（室）的编号。
缩微号：填写缩微时给定本案卷的编号。
案卷题名：案卷题名即案卷标题。管理性质的文件材料组成的案卷，应简明准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种；科技项目性质的文件材料组成的案卷，应简明准确揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。
保管期限：填写其划定的保管期限。
密级：填写依据保密规定划定的密级。
4．案卷脊背项目包括档号、案卷题名。
档号位置分为四段分别填写档号的四个部分即全宗号、年度号、类目号、案卷号。
案卷题名填写和封面相同，如写不下可缩写或不写。
四、卷内文件目录格式
1．目录用纸幅面尺寸采用国际标准Ａ4型（即长×宽297ｍｍ×210ｍｍ）或国内通用16开型（即长×宽260ｍｍ×185ｍｍ），用70ｇ以上白色书写纸。
2．卷内目录项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
3．卷内文件目录填写方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号亦即件号，即档号中的文件号，用阿拉伯数字从1起依次标注。
文号：文件制发机关的发文字号或图样的图号，设备、产品、机件的代号。
责任者：文件材料的编制部门或主要责任者。
题名：即文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：文件形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年月的数字右下角加“·”。
页号：每份文件材料首页上标注的页号，最后一份的文件起、止号都要填上。
备注：留待对卷内文件作说明之用。
五、卷内备考表格式
1．卷内备考表尺寸及制成材料同卷内目录。
2．卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
3．卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。
4．卷内备考表的填写
本卷情况说明：填写卷内文件的件数、页数及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：由责任立卷者签名。
检查人：由案卷质量审核者签名。
立卷时间：填写完成的立卷日期。
六、案卷各部分的排列及页号编写
1．卷盒内各部分排列为：内封面——卷内目录——文件——备考表。盒内材料可采用装订和不装订两种形式。
2．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在右上角或右下角，双面书写的文件材料正面在右上角或右下角，背面在左上角或左下角编写页号。
3．案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。
七、其它裁体档案组卷
1．其它裁体档案原则上也要组卷，卷盒、卷内文件目录、备考表与纸质相同。
2．底图一个工程为一卷，或按部分分为若干卷，照样填写卷内文件目录和备考表，底图放入底图柜内不装订。
3．照片按统一分类单独组卷。照片、底片和说明用照片芯页固定，芯页尺寸为297×210ｍｍ插袋式，芯页正面放照片和说明，背面放照片相对应的底片。
4．录音带、录像带每盒为一卷，可放入卷盒内。
5．影片、唱片、每盘为一卷，单存入盒内。
6．磁盘、光盘按统一分类单独组卷放入卷盒内。
7．幻灯片和照片同样组卷。
8．缩微按原件的卷次组卷编号加标识符号。
高等学校档案案卷目录和文件目录的构成格式
案卷目录和文件目录是查找利用档案最基本的必备的检索工具，是编制其它检索工具的重要依据，是登记与统计档案的工具，是检查档案安全保管状况的重要手段，每个档案馆（室）必须编制案卷目录和文件目录。
（一）案 卷 目 录
案卷目录由封皮、序言、目次、案卷目录表和备考表组成，用纸幅面采用国内通用16开型（即长×宽为260ｍｍ×185ｍｍ）或采用国际标准Ａ4型（即长×宽为297ｍｍ×210ｍｍ），封皮除外。
规定案卷目录号使用档号中的年度号，一般每年编制一本，如每年案卷比较多需要编制若干册，这就需要在案卷目录号后边注明第几册。
1．封皮
（1）封面
封面项目包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位、形成案卷目录的时间。
“全宗号”填写案卷封面档号中的全宗号。
“案卷目录号”填写案卷封面档号中的年度号，规定案卷目录号即为年度数字号，如果案卷较多一年需要装订若干册案卷目录则需在案卷目录号的后边注明第几册。
“目录名称”每年装订一册案卷目录应写为××××年案卷目录，如每年装订若干册应写为××××年××类案卷目录。
“编制单位”填写立档单位。
如果案卷目录编制成若干套，还应注明第×套。
“形成时间”填写形成案卷目录的时间。
（2）脊背
脊背应标明第×号全宗和第××××案卷目录第×册。
2．序言（又称为案卷目录说明）
在案卷目录的开始，对案卷数量，分类和立卷原则、档案整理情况、存在问题作简要说明。有的案卷目录说明还需扼要地介绍档案产生的历史背景、机构变迁以及档案管理方法的改进等。
3．目次
根据目录内分类排列情况，分别写明各个类的名称及其所在页码，它是案卷目录的目录（索引）。
4．案卷目录表
案卷目录表项目包括：案卷号、题名、年度、件数、页数、保管期限、箱号、备注。
“案卷号”是案卷在目录中排列的顺序号，填写档号中的类目号和卷号。
“题名”填写案卷题名。
“年度”填写案卷起止日期。
“件数”填写卷内共有文件份数。
“页数”填写卷内共有页数。
“保管期限”填写案卷保管期限。
“箱号”填写案卷所放箱号。
“备注”填写案卷有些情况的补充说明。
5．备考表
用以标明案卷目录的页数和案卷数以及在编制或使用过程中需要说明的问题。案卷目录备考表项目包括：本目录共有页数、案卷数、案卷情况说明、编制人、编制日期。
“案卷情况说明”需要填写在编制或使用案卷目录过程中需要说明的问题。
（二）文 件 目 录
文件目录由封皮、案卷目录表、文件目录表、备考表组成。文件目录一般每年按一级类目分别编制十一本目录，如某个一级类目的案卷比较多也可编制若干本文件目录。
1．封皮
（1）封面
封面项目包括：全宗号、年度号、一级类目号、文件目录名称、编制单位、编制日期。
“文件目录名称”应写明全宗、年度、类目名称。
（2）脊背
“脊背”应写为第×号全宗××××年××类文件目录（第×册）。
2．案卷目录表
案卷目录表在文件目录中作目录使用，可使用案卷目录中的案卷目录表的复制件，需要在案卷目录表的备注栏中填写页号即填写该卷卷内文件目录在文件目录中的页号。
3．文件目录表
使用案卷中的卷内文件目录表的复制件。
4．备考表
文件目录备考表是用以标明文件目录的页数，文件数以及在编制或使用过程中需要说明的问题。
备考表中的项目包括：文件目录页数、文件数、文件情况说明、编制人、编制日期。
“文件情况说明”需要填写在编制或使用文件目录过程中需要说明的问题。
《电力高等学校档案分类办法》使 用 说 明
一、《电力高等学校档案分类办法》由分类规则、分类表、案卷构成格式、案卷目录和文件目录构成格式几部分组成。
1．“分类规则”规定了高校档案的分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号的编制和载体的标识，要了解和掌握分类办法必须要阅读和掌握分类规则，只有掌握分类规则才能使用分类表。
2．“分类表”由简表和详表组成。简表是反映分类表的基本概貌。详表是简表的进一步扩展，它标出了一级类目、二级类目、类目名称及类目号，并给出了二级类目的具体归档范围即基本范围。有的二级类目需要设置三级类目，在二级类目标识符号（类目号）号上加“□”符号的表示需要设置三级类目。使用者根据分类规则直接用分类详表进行归档、分类、编目。
3．“案卷构成格式”是为了配合分类原则和分类表的使用，统一电力高校档案案卷构成格式而编制的。它规定了高校档案卷盒格式、卷内目录格式、卷内备考表格式和其它载体档案装具构成格式及其制成材料，今后再印制和订作这些物件时一律按此标准执行。
4．“案卷目录和文件目录的构成格式”是配合分类规则、分类表和案卷构成格式的使用，编制最基本必备检索工具而制定的，它是编制案卷目录和文件目录最简便易行的一种。
二、分类表的扩展和与上位类集中的原则及方法
1．分类表一般设置到二级类目，个别二级类目下设置了三级类目。各校可根据该校档案实际情况对分类表中的类目进行扩展细分，即扩展类目的级数，可将分类表中的类目扩展为三级、四级……；同一级类目可扩充类目数，如情况特殊的学校，有些档案确实难以归入规定的十一大类中去，就可以将一级类目增至十二、十三、……大类，二级类目、三级类目类同；各类目的基本范围亦可根据学校具体情况进行扩充。无论是类级的扩展、类目的扩充、还是基本范围的增加都要遵循：“下位类目概念的外延之和等于被细分的上位类目的概念的外延，同位类目概念的内涵应当是互相排斥的，同位类目不得出现交叉和重复。”
2．如有的类目下档案较少，难以分类组卷，可直接采用其上位类分类组卷。有些学校每年完成的科研项目、基建项目、生产的产品、增加的设备数量比较少，出版的期刊种类不多就可以不设置三级类目，直接在二级类目中依次排列当年完成的项目和出版刊物的种类；有些规模比较小的本科、专科和中等专业学校，每年形成的档案很少，可以直接采用一级类目对档案进行分类、编号、排架和编目，一级类目下直接排案卷顺序号。
三、关于三级类目的设置
分类表中要求在科研类、基建类、设备类、产品类二级类目的“项目类”，出版类二级类目的“校内刊物类”，人档类全部二级类目下设置三级类目。
1．“0403科研项目类”的三级类目是按当年完成科研项目的名称依次排列三级类目，三级类目下根据该项目各个阶段和档案内容排列案卷顺序号。
2．“0502基建项目类”的三级类目是按当年完成基本建设项目的名称依次排列三级类目，三级类目下根据工程的不同阶段和档案内容排案卷顺序号。
3．“0602设备项目类”的三级类目是根据当年增置设备的名称依次排列三级类目，三级类目下按文件内容和形成的不同阶段排案卷顺序号。
4．“0702产品类”的三级类目是按当年生产产品的名称依次排列三级类目，三级类目下按产品生产的不同阶段和内容排案卷顺序号。
5．“0804校内刊物类”的三级类目是按当年本学校自己编辑出版的期刊种类的名称依次排列三级类目，三级类目下按该种刊物出版时间排案卷顺序号。
6．“人档类的二级类目”的三级类目设置：“名人档案”是按当年确定为名人的姓名排列三级类目；“逝世人员档案”按当年逝世人员姓名排列三级类目；“离退休人员档案”按当年离退休人员的姓名排三级类目；“在职干部、在职工人、临时工、其它人员档案”的三级类目按当年调入学校的人员姓名排列三级类目；三级类目下按每个人的档案内容排列案卷顺序号。
四、立卷原则与要求
1．文件材料立卷归档首先要区分全宗；然后确定年度，按照项目或文件材料的最后完成时间确定归档年度；再根据档案内容确定其类目；最后才能按照立卷要求立卷。
2．档案立卷要按照文件的历史联系和工作规律，还要便于查找利用，也要考虑文件不同价值（保管期限）和利于拟写案卷标题等。
五、关于馆（室）藏组织及案卷排列
由于采用“分级断号开放型”编号方法，不但给类目的扩展留有充分的余地，也给补卷、消毁带来方便，同时还可采用多种排架方法。
1．按照档号进行排架，即全宗一年度一大类一属类一案卷进行排列组织馆（室）藏。
全宗—90年—01、02、03、04（大类）…
—91年—01、02、03、04（大类）…
—92年—01、02、03、04（大类）…
这种方法是完全按档号进行排架组织馆（室）藏，这一方法条理清楚一目了然，符合要求，不留空档，能充分利用库房面积和档案柜架，并便于查找利用，一般要求使用这种方法。
2．在全宗内按大类分开，每个大类再按年度依次排列。
即全宗—01（大类）—90年、91年、92年 ……
—02（大类）—90年、91年、92年 ……
—03（大类）—90年、91年、92年 ……
3．案卷要在最下位类排列案卷顺序号，在同一最下位类中一般按永久、长期、短期次序排列案卷顺序号。
高校学生层次比较多，形成的档案要在同一最下位类目中按博士后、博士生、硕士生、本科生、专科生等次序依次排列案卷顺序号，在同一层次内按日校生、函授生、夜大生等次序排列。
六、档案内容交叉问题的处理
类目设置尽量避免档案内容交叉情况的出现，但文件材料仍有相互交叉的情况，遇此情况时，一般要根据档案产生者及其内容来确定其归属。
1．党委系统、工会、共青团、妇联、学生会在其活动中形成的档案归入党群工作类，在教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会管理工作中形成的文件材料各入其类，其它行政管理形成的文件材料归入行政管理类。
2．在外事活动中形成的文件材料又具有其它内容的档案一般归入外事类。
3．本学校人员编著的教材，经正式出版社出版的，考虑各校习惯归入教学类中的0308教材类。
4．出版类中的0802出版社书稿类是特为有出版社的学校设置的，其范围是属本出版社出版的其它单位人员编著的出版物。本校人员编著的出版物归入相应类目。这样就同没有出版社的学校类目所含内容一致。
七、其它载体档案的管理
1．对于档案库房条件较好的学校，其它载体档案和纸质档案一起组卷集中统一排架管理（底图需单独在底图柜中存放保管）。
2．对于档案库房条件较差的学校，要将特殊载体档案单独设库进行管理。对于单独管理的特殊载体档案，为便于查找利用需再编制单独的检索目录，并在案卷脊背最下边的横线下编一顺序号（按年编顺序号）。
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