安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法

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安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法
省人民委员会

第一章总则
第一条为做好积存档案的整理工作，统一作法，提高工作效率和质量，特根据“原大区一级机关档案整理工作暂行办法”和“国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则”的原则精神，并结合本省具体情况，制定本办法。
第二条积存档案是国家的历史财富．整理工作直接关系着国家档案材料的科学利用和保管。各级领导必须重视与支持，并应根据积存档案的数量，适当调配人力，组成整理小组，积极开展工作，以保证按期完成整理任务。
第三条解放以来，在工作活动中形成的全部文书材料，包括：收文、收电、发文底稿、发电底稿、内部文件、电话记录、会议记录、技术图纸、出版物原稿、簿册、图表、印模、影片和录音带等，统称为积存档案。
第四条积存档案中，除技术档案外，凡未经整理立卷的另散文件或者整理得不科学面不便利用的案卷，均应按照本办法加以整理或调整。
第五条整理积存档案的具体组织工作和业务指导，由机关办公室或档案室负责，使之有领导、有计划、有步骤的进行。根据积存档案的具体情况，可以全部集中起来统一整理，也可以分散由各组织单位分别整理。无论集中或分散整理，在一个全宗内采用的原则和方法应该一致。
第六条档案材料是国家的机密，档案工作人员和参加整理的人员必须提高政治警惕性，严守国家的机密，保护档案的安全。

第二章整理的基本原则和要求
第七条保持文件之间的历史联系，并便于利用和保管，为整理档案材料的基本原则，也是衡量案卷质量的主要标准。
第八条档案材料必须严格地按全宗（一个全宗就是一个机关在工作活动中所形成的全部档案材料）整理和保管。一个全家的档案不得分散，两个全家的档案不得混淆。只有在采取各种措施以后，仍然不能按全宗分开的档案材料，才允许采用联合全家的办法。
区分文件的所属全宗，一般应以文件的主办机关或制成机关为准。几个机关会同办理的文件，其原本（即定稿）应放入主办机关的全家，原本的抄本放入会办机关的全宗；某机关拟办而以其他机关名义发出的文件，或机关内某一单独构成全宗的组织单位拟办，而以机关名义发出的文件
，原本放入发文机关的全宗，草稿和原本的抄本放入拟稿机关（或单位）全宗；一个机关未办理完毕，移交给另一机关组织承办的文件，应该放入最后承办完毕的机关全宗；领导人因为兼任其他机关的职务而产生的文件，应该放入兼职机关全宗。
第九条为了保护国家机密，应把普通档案（一般文件、密件和明码电报）和绝密档案（绝密文件和绝密电报）分开整理和保管。绝密档案应指定专人负责。
如果由于原来文书处理制度的关系，不能按照这个原则区分整理时，可以保持原状。
第十条档案与资料不得混淆。凡是为了传播经验、宣传教育及工作参考而印发的公开的和内部的出版物，如书籍、小册子，政报、公报、传单等，要与档案分开作为资料另行处理。
第十一条整理积存档案，应该分清缓急，区别主次．在步骤上，先整理最乱的零散文件，后调整不便利用的案卷，由近而远，逐年进行。在要求上，对具有永久和长期保存价值的，应详加整理，保证质量；对仅有短期保存价值的，可以简单整理；对没有保存价值的，可以不予整理。

第三章整理前的准备工作
第十二条整理积存档案之前，各机关必须根据积存档案的实际情况，订出全面的整理规划（包括整理范围，完成期限，人员组织和分工、步骤、方法等等），经机关领导人批准后执行，并报省人民委员会办公厅档案管理处备查。
第十三条为便于鉴定档案材料的价值，在整理前应该编写出本机关档案材料保管期限表和不需保存档案的范围。
本机关档案树料保管期限表和不需保存档案的范围，由鉴定委员会或鉴定小组负责制定，经本机关领导人批准后，送省人民委员会办公厅档案管理处备查。鉴定委员会或鉴定小组的成员包括：办公室主任，有关业务单位负责人，机关档案室负责人等。
第十四条组织参加整理的人员进行学习，以便使他们懂得档案材料分类、立卷等基本知识。学习的主要内容为：分类和立卷原则，立卷六个特征的远用，档案材料保管期限表，不需保存档案的范围，国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则，积存档案整理办法等等。
第十五条整理每一个全宗以前，应将所属全宗的文件材料尽量搜集齐全，以保持全宗的完整，避免在整理过程中发生返工和不断插进文件的现象。
第十六条为了便于分类和整理，应为每个全家编写一分简要的关于立档单位和全宗历史情况的说明。
立挡单位情况说明的主要内容，包括机关产生和结束的时间（现行机关只写产生时间）、产生的原因、机关性质、职能与任务、工作范围、机关内各个时期组织机构变动情况、负责人的姓名以及与其他机关的关系等。如果这样编写有困难时，可以只写机关内各个时期组织机构及其负责
人的变动情况。
全宗历史情况说明的主要内容，包括全家内的案卷和另散文件的数量、起止年度、完整程度、整理和利用情况等。
第十七条根据每个全家的具体情况，按照年代一一组织机构或年代——问题分类原则（在档案材料特别少的全宗，可只按年代或只按问题分类）制定分类方案，以作为整理档案树料分类的依据。如果一个全家是已经大部立好的案卷，并进行过分类，其分类又基本上符合上述原则的，
可以维持观状，或在原有基础上作适当的修改。
第十八条整理前要作好必须的物质准备，如印制卷皮、卷内目录、备考表、案卷目录以及装订用具等。

第四章整理时步骤和方法
第一节区分年代和分类
第十九条整理积存档案，首先要在全家内区分文件的年代，将档案材料按年度分开．如果档案材料原系按年度分别存放的，则不必再区分年代，只需在分类时注意，将其他中代的文件拣出归入有关年代。
第二十条区分文件的年代，一般应以本机关收到、发出或制成文件的所属年代为准。
跨年度的文件放在结案的一年；年度计划、总结、予决算报表等类文件放在针对的一年；长远计划放在针对的头一年；二年以上的总结、报告、报表等类文件放在针对的最后一年；回顾性和纪念性的文件放在写成的一年；法规性的文件放在公布或批准的一年；兵役年度的全部文件放在
针对年代；短期性运动的全部文件，可列入开展这一运动的主要年代。
第二十一条档案材料按中度分开后，再按组织机构或问题进行分类。
如果按照组织机构分类，一般应以文件的主办单位或制成单位为准。以机关名义发出的文件或召开会议形成的文件放在承办单位；机关内几个组织单位共同办理的文件放在主办单位，一个单位未办理完毕移交给本机关另一单位继续办理的文件放在最后办理完毕的单位；综合性和内容不
属于各组织单位办理的文件放在办公室。
如果按照问题分类，一般应以文件的问题性质为准，不受组织机构的限制，但文件归类必须注意前后一致。
第二十二条按照分类方案把档案材料分开后，为便于分别对待，可以根据档案材料保管期限表，在不破坏文件之间联系的原则下，将每类文件分为需要永久和长期保存（十年和十年以上）、短期（九年和九年以下）保存以及不需保存（包括已经逾期没有继续保存价值的文件）三部分
。
按照档案材料的价值进行划线工作，可以在分类后单独进行，也可以与分类或者立卷结合进行。至于如何进行有利于工作，这要由积存档案材料的具体情况来决定。
第二节积存零散文件的立卷
第二十三条整理每类档案材料时，首先应该熟悉文件的全面情况，本着“先粗后细”“先易后难”的方法，根据文件之间的联系，按照时间、问题、名称、作者、收发文机关和地区等特征组合案卷。组合案卷时，应根据档案材料的具体情况，全面考卷，反复比较，正确地运用六个特
征进行立卷工作。
第二十四条每册案卷一般不宜超过二百张，超过太多时可以分册立卷。除处理某一件事情、某一案件和某一会议的文书材料应该集中立卷，来文和复文，请示和批复，必须放在一起立卷．但是，在不影响文件之间的联系的原则下，可以将上级机关、本机关、下级机关以及其他机关的
文件分开立卷。
附件一般应随主件（即正文）立卷，如果不适于一起立卷的可另行存放，但应在备考表内注明。
第二十五条立卷时，必须注意适当照顾文件的历史价值或科学价值，特别贵重的文件，一件或几件也可以单独立卷。
第二十六条案卷立成以后，卷内文件应根据文件之间的联系进行系统的排列。卷内文件的具体排列方法有：严格按时间排列、先按问题后按时间排列、先按地区后按时间排列、先按收发文机关后按时间排列、先按作者后按时间排列、先按名称后按时间排列、按文件重要程度排列、按
姓氏笔划排列等．但是，复文应该放在来文的后面，外机关对本机关发文的复文、应该放在发文的后面。
第二十七条组合案卷过程中，必须注意了解卷内文件存在的缺点和问题，对需要加以说明的，应该随时记录下来，待定卷后填入备考表。
第二十八条根据保管期限表初步确定每个案卷的保管期限，并拟出能够正确地反映出卷内文件的主要组成部分（如内容、作者、名称）的案卷标题。用词用语力求确切，防止过于笼统和冗长。
第二十九条一个全宗一个年度或者其中一个类的文件巳经全部组成案卷之后，必须组织业务水平较高的人员进行一次全面地、系统地、认真地审查，如发现不要之处，要进行适当的调整或修改，以保证案卷的质量。
审查的内容，主要包括：分类、区分价值是否正确，卷立得是否合乎原则，保管期限、卷内文件排列、标题的拟制是否恰当，文件是否完整等等。
第三十条需要永久和长期保存的案卷以及绝密案卷，应该按照卷内文件排列顺序统一编上张号，填写卷内目录，卷后附上备考表，去掉金属物，进行必要的折迭、裱糊和修正工作，并使用质量较好的卷皮，用线装订（装订时要注意整齐，便于阅读，特别贵重和不适于装订的文件，也
可以不装订），卷皮封面要填写清楚。1952年以前需要保存十年的档案材料，可以按照三十一条的规定办理。
第三十一条需要短期保存的案卷，可以只编件（分）号或张号，卷内文件进行简单排列，拟出标题，用质量较差的卷皮突起，填好卷皮封面，不必进行装订和填写卷内目录等工作。
第三节积存案卷的调疆与加工
第三十二条积存档案中，如系已经按照旧分类法立成的案卷，只要分清了全宗和年代，并且基本上能够保持文件之间的联系，一般地还便于查找、利用的，暂时可以不动，或者只作必要的调整，待将最乱的档案整理完毕后，再考虑重新整理或加工整理。如果整理的方法极不科学，不
能保持文件之间的联系，应该按照本办法第四章第二节的规定拆卷，重新整理。
第三十三条调整原来经过整理的案卷时，必须把不属于本全宗的案卷或文件拣出来归入有关全宗；区分年代和分类不正确的，加以适当调整，文件之间的自然联系（如正文和附件、来文和复文、处理一个具体问题形成的文件等）被分开的，应尽量搜集在一个卷内：一个卷内文件的? 壑敌夂艽螅诓黄苹滴募涞牧档脑蛳拢梢越壑迪嗤蛳嘟奈募髡谝桓鼍砟冢徊恍枰4娴奈募鸪鲎急赶佟? 第三十四条卷内文件的排列、编写张号、拟定案卷标题、写卷内目录、填写备考表、填写案卷封面等，如与本办法第四章第二节的有关规定不符合的，应该在原有基础上加以修改或者重新编制。
第四节编制案程目录
第三十五条一个全宗的全部案卷，应该根据分类方案，按照案卷之间的联系和重要程度进行排列编号。
第三十六条根据每个全宗案卷的分类和案卷的排列顺序，为每个全宗编制案卷目录．案卷目录应用较好的纸编写一式三分，二分归挡保存，一分备日常查找文件之用。
第三十七条案卷的排列、编号和编制案卷目录，如果条件许可，最好将永久、长期保存的案卷和短期保存的案卷，分开排列编制。绝密案卷必须单独编制目录。
第三十八条每一家卷目录后面应附一备考表，说明这一案卷目录中案卷情况（包括完整程度、分类、立卷、排列方法等）。

第五章档案材料销毁
第三十九条凡没有保存价值的文件，如不需归档的文书材料和已经超过保管期限没有继续保存必要的档案材料，均列入销毁范围。
第四十条凡列入销毁范围的档案材料，必须由鉴定委员会或鉴定小组进行鉴定。认为确无保存价值的，应该编制销毁清册一式两分，并说明销毁理由，经批准销毁．销毁十年或十年以上的档案材料，应经过机关领导人审核以后，送省人民委员会办公厅批准；销毁保存十年以下（不包
括十年的）的档案材料由各机关领导人审核批准。
国家档案局或各部门的业务主管机关，在销毁档案材料方面另有规定者，可依其规定办理。
第四十一条档案材料销毁清册，必须以全宗为单位进行编制。
第四十二条为了帮助批准机关正确的审查需要销毁的档案材料，应将机关历史和档案情况的说明随销毁清册送审批机关一份。
第四十三条销毁档案材料，可以采取焚烧，或者送国营造纸厂作为造纸原料。严禁随意出售或作包装等用途。
第四十四条销毁档案材料的时候，鉴定委员会或鉴定小组应该指定适当干部负责监销，直至烧尽或者制成纸浆为止，以防失密。监销人必须在销毁接册上签名。
第四十五条销毁清册和批准销毁的文件应该作为专卷永久保存在该全宗内。

第六章附则
第四十六条本办法适用于本省县以上各级国家机关．
第四十七条本办法适用于一级档案材料的整理。关于技术档案的整理办法另订。
第四十八条各机关可以根据本办法制定整理工作细则，经机关领导人批准后实行。
第四十九条本办法经省人民委员会审核批准后实行，修改时同。

1957年7月12日
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