中国保险监督管理委员会办公厅

关于印发《中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法》的通知

保监厅发〔2012〕75号


各保监局，机关各部门，各保险集团公司、保险公司、保险资产管理公司：

　　为规范电子文件传输系统的操作使用，保证系统的安全稳定运行，中国保监会办公厅制定了《中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行，并就启动电子文件传输系统试运行工作有关事项通知如下：

　　一、试运行的时间。试运行起止时间为2013年1月1日至2013年1月31日。试运行期间，保监会制发的正式文件采用纸质和电子文件并行的方式传输，简报类信息只使用电子文件方式传输；试运行结束后，取消制发纸质文件，如无特殊情况，只使用电子文件传输系统传输文件。

　　二、试运行的范围。试运行的单位包括保监会及机关各部门、各保监局及内设处室、保监分局；各保险集团公司、保险公司、保险资产管理公司；各保险公司省级分支机构（含计划单列市的市级保险公司分支机构）。

　　三、试运行的要求。试运行期间，各单位要严格遵照《中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法》的要求，对电子文件传输系统的使用进行规范管理，尽快制定本单位的工作细则，指定专人负责，配置相关设备，理顺工作流程。各单位在使用中遇到问题，请及时向保监会和当地保监局反馈。

　　联 系 人：杨柳风 李海洋

　　联系电话：010－66288378/66288283

　　传 真：010－66286113

　　电子邮箱：jiaohuanpingtai@circ.gov.cn



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　中国保监会办公厅

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 2012年12月25日



　　中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法


　　第一章 总 则

　　第一条 为进一步提高文件传递效率，规范电子文件传输管理，确保保险监管信息交换平台电子文件传输系统（以下简称传输系统）安全、高效、畅通，制定本办法。

　　第二条 传输系统传输的电子公文或其他材料不得涉及国家秘密，不得与工作无关。

　　第三条 通过传输系统传输的电子文件与纸质文件具有同等效力，传输系统内行文规则应与纸质文件的行文规则相同。对电子文件的收发、签批、分办、归档等均应当参照纸质文件管理规定执行。

　　第四条 传输系统实施商用密码保护，各单位应当认真执行商用密码管理相关规定，确保电子文件和密码设备的安全。

　　第二章 系统的使用管理

　　第五条 保监会统一负责传输系统的使用管理，各单位负责本单位传输系统的日常使用管理。

　　第六条 各单位应配备政治素质高、工作责任心强、工作作风细致、纪律和保密观念强的人员担任传输系统使用人员，负责电子文件的使用管理工作。传输系统使用人员实行AB制。

　　第七条 传输系统使用人员要及时接收电子文件。在工作日应每两小时浏览一次系统，确保一般件4小时内接收，特急件2小时内接收，临时通知接收的特急件在1小时内接收。

　　第八条 传输系统使用人员对接收的电子文件应该按规定份数打印、装订，按有关规定及时处理。

　　第九条 各单位传输系统使用人员姓名、联系电话等基本信息发生变更时应当及时在系统通讯录中更新。

　　第十条 电子公章应当参照实体公章严格管理。

　　第十一条 监管机构原则上不得使用报送信息和报送报表功能重复采集保监会监管信息系统已经覆盖的信息和数据。

　　第三章 安全和保密措施

　　第十二条 保监会负责保监会内网和监管网的安全运行，各保监局负责本局内网安全运行，确保本局内网与互联网及其他外部网络完全物理隔离。

　　第十三条 各保险公司总公司负责本公司办公内网安全运行，在本公司办公内网与监管网连接出口部署必要的安全设备。各保险公司总公司负责本公司各交换终端的网络安全接入，配置安全访问策略，对各交换终端建立实时监控和审计机制。

　　第十四条 各单位须配置专用的台式计算机设备作为交换终端，严格管理，严禁交换终端访问互联网及除本单位办公内网以外的其他外部网络，严禁在其它计算机设备上访问传输系统。

　　第十五条 严禁在交换终端上使用及存放与工作无关的软件与音频视频等。

　　第十六条 交换终端应安装杀毒软件和各类安全补丁，保持病毒库及时更新。定期进行安全检测，查杀各类病毒和木马类非法程序。

　　第十七条 交换终端应设定8位以上开机密码，并做到每三个月变更一次。

　　第十八条 交换终端须连接一台实体彩色打印机，并及时更换打印耗材，确保公文打印效果。

　　第十九条 传输系统使用人员要严守秘密，不得向无关人员透露系统登录、公章使用及客户端加密机密码，严禁空发或空打公章。

　　第二十条 传输系统使用人员应严格保管客户端加密机，使用后入柜妥善保存，变更使用人员时应登记备查。

　　第二十一条 传输系统使用人员应按照文件发送范围发送电子文件，不得随意扩大电子文件发送范围。对印有发文机关标志和印章的作废文件要及时收回销毁，在注明原因后删除此电子文件文本。

　　第四章 系统的运行和维护

　　第二十二条 新申请加入传输系统的保险公司，应当填写《保监会电子文件传输系统使用单位申请表》（见附件1），由本单位加盖公章后，总公司传真至保监会办公厅，省级分公司传真至当地保监局办公室。经审核同意后，由管理员添加使用单位，发放客户端加密机。客户端加密机购置费用由申请单位承担（申请流程见附件2）。
　　第二十三条 各单位重新购买客户端加密机的，应当填写《保监会电子文件传输系统客户端加密机维护申请表》（见附件3），加盖本单位公章后，传真至保监会办公厅，经审核同意后，由管理员制作新的客户端加密机，加密机购置费用由申请单位承担（申请流程见附件4）。

　　各单位重置客户端加密机密码、保修期（一年）内客户端加密机自然损坏、重置系统登录密码的，应填写《电子文件传输系统客户端加密机维护申请表》（见附件3），加盖本单位公章后，传真至保监会办公厅，经审核同意后，由管理员完成对应操作（申请流程见附件4）。

　　第二十四条 各单位丢失客户端加密机或者遗忘客户端加密机密码而引起的相关后果由使用单位自行承担。

　　第二十五条 保监会办公厅负责系统使用单位的审批和管理，统计信息部负责系统的日常运行和技术维护。

　　第二十六条 如因特殊原因导致系统未能正常运行超过48小时，保监会将采取纸质文件发送方式，直到系统恢复正常。

　　第五章 监督检查

　　第二十七条 保监会办公厅与统计信息部对各单位电子文件传输系统使用情况和安全运行进行监督、检查。对制度完善、管理严格的使用单位和个人予以表扬；对违反使用规定造成严重后果的使用单位和个人责令限期整改，并由所在单位按照有关规定对相关责任人员进行处理。

　　第六章 附 则

　　第二十八条 本办法由保监会办公厅负责解释。

　　第二十九条 本办法自下发之日起施行。

　　附件：1.保监会电子文件传输系统使用单位申请表
http://www.circ.gov.cn/Portals/0/保监会电子文件传输系统使用单位申请表.docx

　　2.新成立公司使用系统的申请流程
http://www.circ.gov.cn/Portals/0/新成立公司使用系统的申请流程.docx

　　3.保监会电子文件传输系统客户端加密机维护申请表
http://www.circ.gov.cn/Portals/0/保监会电子文件传输系统客户端加密机维护申请表.docx

　　4.客户端加密机维护申请流程
http://www.circ.gov.cn/Portals/0/客户端加密机维护申请流程.docx