新疆维吾尔自治区克拉玛依市人民政府办公室

关于印发《克拉玛依市档案管理办法》的通知

新克政发〔2011〕50号


各区人民政府，市政府各委、办、局，石油、石化企业，各有关单位：

《克拉玛依市档案管理办法》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真遵照执行。







二○一一年六月七日





克拉玛依市档案管理办法



第一章 总　则



　　第一条 为加强档案管理，有效保护和开发利用档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》，结合我市实际，制定本办法。

第二条 本行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位和其他社会组织以及个人从事档案的收集、整理、保管、利用和公布等管理活动，应遵守本办法。

第三条 市、区两级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划，把档案信息化建设纳入政府信息化规划，把档案事业所需经费列入本级财政预算，保证档案机构、人员编制和经费适应档案事业发展的需要。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，把档案工作列入工作计划和目标管理，落实专兼职档案员，建立健全档案管理制度，创造必要条件，依法保障档案工作的开展，确保档案的齐全、完整。

第四条 任何国家机关、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人都有维护档案的完整、准确与安全的义务。

第五条 在档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，由市、区人民政府、档案行政管理部门或者有关主管部门按相关规定给予表彰奖励。

第二章 档案机构及其职责



第六条 市档案局作为全市档案行政管理的主管部门，主管全市档案事业的发展，对全市档案工作依法实行监督和指导，并统筹规划、组织协调。

区档案局作为各区档案行政管理部门，主管本行政区域内档案事业的发展，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。

第七条 乡人民政府和街道办事处应建立综合档案室，指定专人负责档案工作，并对所属单位、村民委员会、社区居民委员会的档案工作进行监督和指导。乡人民政府、街道办事处的档案工作部门和档案工作人员，业务上受所属各区档案行政管理部门的监督和指导。

第八条 具备条件的机关、团体、企业事业单位和其他组织应建立档案室，配备专（兼）职档案工作人员，负责集中保管本单位的各类档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第九条 市、区档案馆作为市、区两级国家综合档案馆，是集中管理档案的专业机构，负责收集、整理、保管和提供利用本行政区域内的各种门类、载体的档案，建立档案信息资源管理数据库，向社会提供服务。

第十条 各级机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家、自治区的规定和标准，实行档案工作规范化管理。

档案行政管理部门对各级政府机关、团体、企事业单位档案管理工作实行年度档案立卷督查考核，考核结果纳入有关主管部门对各单位年终考核奖惩的范围。

第十一条　档案工作人员应当具备档案专业和相关专业知识，并接受专业培训和继续教育，持证上岗。

各单位档案工作人员应当保持相对稳定，离开岗位前应当办理档案交接手续。



第三章 档案的管理



第十二条 机关、团体、企业事业单位及其工作人员在公务活动中形成的、按照规定应当归档的文件材料，应由本单位文书、各业务部门收集整理，定期向本单位档案管理机构或者档案工作人员移交，集中管理。

任何人不得将公务档案据为己有、拒绝归档或者自行销毁。

第十三条 有关单位应当及时向同级档案行政管理部门提供上报下列信息，并接受有关档案工作的指导和监督：

（一）行政区划变动；

　　（二）机构设立、变更或者撤销；

（三）重点建设项目、重点科学技术研究和技术改造项目以及有关普查项目的立项和实施；

（四）市、区及其有关部门主办的重大活动；

（五）辖区内发生的重大事件和突发事件；

（六）发现重要、珍贵档案和资料；

（七）档案行政管理部门认为应当提供的其他信息。

第十四条 列入市、区的重点工程建设项目、重点科学技术研究项目和技术改造项目以及有关普查项目，应当在项目验收前，由同级档案行政主管部门组织相关部门对档案资料进行验收。

国家、自治区确定的重点建设项目，其档案的验收按国家、自治区有关规定执行。

第十五条 下列涉及本行政区域的重大事项，有关承办、处置单位应当及时完整地收集、整理、保管相关材料：

（一）党和国家领导人、自治区及省部级以上领导视察、考察、指导工作，外国元首、政府首脑的参观、访问；

（二）承办的国际性、全国性会议和举办的重要经济、文化等活动；

（三）重大自然灾害、突发事件和重特大事故；

（四）与国内外城市达成友好城市协议的有关事项；

（五）其他重大事项。

第十六条 重大事项承办、处置单位在制定实施计划时，应当同时制定档案工作方案，确定专门人员负责相关材料的收集、整理、归档和保管工作。

档案行政管理部门应当为重大事项的承办、处置单位提供档案业务指导，监督做好重大事项档案材料的收集、整理、归档和保管工作。必要时，可以派专业人员采取录音、录像、摄影等方式直接形成重大事项的声像档案。

第十七条 档案行政管理部门应当在重大事项结束后，会同承办、处置单位对重大事项活动中形成的各类档案进行验收。验收合格的，按有关规定向同级国家综合档案馆移交；验收不合格的，由档案行政管理部门提出整改意见，要求承办、处置单位对存在的问题限期整改。

第十八条 各单位应按照市、区两级国家综合档案馆接收档案、资料的范围及标准，定期向同级国家综合档案馆移交档案。

进馆单位移交实体档案时，应当同时移交符合档案行政管理部门规定格式、与实体档案相一致的电子档案、各类档案检索工具以及与档案有关的参考材料。

进馆单位因特殊情况不能按期移交档案的，经档案行政管理部门同意，可以适当延长移交期限。进馆单位因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，档案行政管理部门有权责成该单位提前向档案馆移交。

第十九条 本行政区域内中央、自治区垂直管理的国家机关、企事业单位的档案不能移交档案馆的，应当向同级国家综合档案馆报送档案目录。

第二十条 非公有制经济组织档案属本单位所有，可以自行委托档案馆保管，确保档案的完整、安全和有效利用。

凡是对国家、社会和民生有重要保存价值的档案应当定期向综合档案馆报送目录。

第二十一条 列入市、区档案馆档案接收范围的机关、团体、企业事业单位或者其他社会组织撤销或者合并，在撤销或者合并之前，必须对全部档案进行整理，向市、区档案馆移交或者由有关机关代管。未经档案行政管理部门同意，撤并单位不得自行对相关档案进行处理。

第二十二条 国有企业发生改制、拍卖等资产与产权变动或者破产时，应当保管好原单位的全部档案资料及其目录，不能分散、丢失，其档案资料处置经费必须纳入单位资产和产权变动成本概算，并依照国家有关国有企业资产与产权变动档案处置的规定办理档案移交工作。

第二十三条 市、区各单位编著的各类书刊、音像制品等公开出版物，在出版发行后三个月内，应当向同级国家综合档案馆送交一式三份，作为馆藏资料保存。

鼓励单位和个人向国家综合档案馆捐赠、寄存其所有的重要档案，以及反映本市市情、史情和本市作者出版的各类书刊、音像制品等公开出版物。

国家综合档案馆对于散存在外的本地区有关重要历史档案，应当采取征集或者征购等措施接收进馆。

第二十四条 鼓励公民建立个人（家庭）档案。

第二十五条 各级各类档案馆和单位应当健全科学的档案管理制度，使用经市级档案行政管理部门监制、符合国家标准的档案用品及装具，对重要、珍贵的档案应采取特殊的保护措施。

　　禁止在危房、地下室和有重大火灾隐患以及没有防护设施的环境中保管档案，对破损、散失的档案应当采取措施进行抢救。

　　出现档案重大事故的，必须及时向同级档案行政管理部门报告。

第二十六条 市、区国家综合档案馆可以根据社会需求，设立专门档案库，依法开展档案代为保管、寄存等服务。

第二十七条 各级各类档案馆（室）应当定期组织档案的鉴定。对失去保存价值的档案，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。严禁擅自销毁档案。

第二十八条 各级各类档案馆（室）要加强档案保密工作，对保密档案管理利用、密级的变更和解密，必须依照国家有关保密规定办理。

第二十九条　国家所有的档案，任何组织和个人不得赠送、交换、出售，另有规定的除外。因国际文化交流等原因，需要向国内外组织或者个人赠送、交换、出售其复制件的，须由市档案局报请自治区档案局审查批准。

对国家和社会具有保存价值的非国家所有的档案或者其复制件，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出售；向国家档案馆以外的任何组织或者个人赠送、交换、出售对国家和社会具有保存价值的档案的，按国家和自治区有关规定办理。

第三十条 单位因撤销、变更，档案管理权发生变化的，应当报同级档案行政管理部门备案；发生争议的，由同级档案行政管理部门做出裁决。

第三十一条 市、区国家综合档案馆是同级人民政府的信息查阅场所，应当依照国家相关规定，将政府公开信息向社会提供服务。

属于公开的信息文件材料按照政府公开信息送交办法的有关规定，应当及时向同级国家综合档案馆送交纸质原件及电子文件。

第三十二条 各级各类档案馆应当建立和完善应对突发性事件、重大灾害等事件的应急预案、紧急处置机制，积极开展馆藏档案异质、异地备份，采取多种形式、多项措施保障档案安全，提高档案馆的安全保障和救灾能力，确保馆藏档案安全，最大限度地减少灾害对档案的损失。



第四章 电子档案管理



第三十三条　市级档案行政主管部门应当制定全市档案信息化建设规划，统一档案信息化建设的数据标准，并按照分级管理的要求建设统一的档案信息资源管理、共享平台,不断提高全市档案工作的现代化管理水平。 　

第三十四条 国家机关、社会团体、企事业单位应当建立健全电子文件与电子档案的管理制度，加强对电子文件形成、归档和电子档案的规范化管理，确保电子档案完整、真实、有效、安全。

第三十五条 应当归档的各类文件材料，按照全市档案信息化建设和档案安全管理的有关规定，实行实体档案与电子档案双套管理，确保档案信息的规范、有效、安全和共享。

各级档案馆、国家机关、社会团体、企事业单位和其他组织对保存的实体档案，应当按照市档案行政主管部门制定的有关标准及时进行数字化转换和处理。

第三十六条 在市、区两级国家综合档案馆设立电子文件中心，作为集中利用电子档案的专门场所和同级人民政府的电子档案灾难备份基地。

各单位应当按照有关要求及时向同级电子文件中心报送具有永久和长期保存价值的归档电子文件及目录。

第三十七条 电子档案应当实行异地备份。



第五章 档案的利用和公布



第三十八条 各级各类档案馆应当按照《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的有关规定，分期分批向社会开放档案，并公布开放档案的目录。

第三十九条 在市档案馆基础上建立克拉玛依市档案目录中心。各区档案馆、专门档案馆以及相关档案机构（档案室）应当定期向市档案目录中心报送档案目录，逐步实现全市各类档案信息资源共享。

各级各类档案馆应加强对档案的研究整理，采取各种形式开发档案信息资源，有计划地组织编辑出版档案史料，发行并提供社会利用。

第四十条 阅览、复制和摘录等利用档案馆保存的已开放档案、政府信息公开文件的，应持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明。

利用档案馆保存的未开放档案，须经档案形成单位及保存该档案的档案馆同意，必要时须同级档案行政管理部门审查同意，并应当遵守国家保密规定，不得擅自抄录、复制档案或者泄露档案内容。

　　利用机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，须经档案保存单位同意。

阅览、复制和摘录档案应在国家综合档案馆或档案形成单位提供的专门查阅场所内进行。

第四十一条 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放利用的部分提出限制利用意见，档案馆应当维护其合法权益。

第四十二条 利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。

第四十三条 档案馆提供利用重要、珍贵的档案应当使用复制件。

档案复制件盖有档案馆印章标记的，具有与档案原件同等的效力。

第四十四条 各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。

因国家或者公共利益需要利用档案的，档案馆和其他档案机构应当提供。

第四十五条 档案馆可以通过报纸、刊物、图书、电台、电视台、网站等媒介或者采取陈列、展览等形式向社会公布档案。

第四十六条 档案馆保管的档案，由档案馆公布。必要时应当征得档案形成单位的同意，或者报请其主管部门批准后公布。

集体或者个人所有的档案，档案所有者有权公布，但应当遵守国家有关保密规定。任何单位或者个人所公布的档案不得损害国家安全利益，不得侵犯他人合法权益。

对寄存、代保管在档案馆的集体或者个人所有的档案，未经档案所有者同意，档案馆不得提供给他人利用和公布。

任何组织和个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。



第六章 附则



第四十七条 违反本办法的相关行为，由各级档案行政管理部门或者有关主管部门依法对相关单位或者个人进行处理。构成犯罪的，移交司法机关处理。

第四十八条 本办法由市档案行政主管部门负责解释。

第四十九条 本办法自2011年7月1日起施行。《克拉玛依市档案管理办法（试行）》（新克政发〔1997〕18号）自本办法实施之日起废止。