辽宁省营口市人民政府办公室

关于印发《营口市社区档案管理办法》的通知


各市（县）、区人民政府，市政府各部门、各派出机构、各直属单位：
　　经市政府同意，现将《营口市社区档案管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。
　　
　
　　
　 　二〇一〇年七月十四日
　　

营口市社区档案管理办法


第一章 总 则


　　第一条 为进一步加强社区档案管理，有效地保护和利用档案，为社区建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》，结合我市实际，制定本办法。
　　第二条 本办法适用于我市行政区域内社区档案管理工作。
　　第三条 本办法所称社区档案，是指社区党群组织、社区成员代表会议、社区居民委员会、社区议事协商委员会、社区集体经济组织和社区居民（家庭）等在各项公务活动中形成的具有保存和利用价值的各种文字、图表、图像、音频、视频、电子文件、实物等不同形式和载体的信息记录。
　　第四条 社区档案管理是社区的一项基础性工作，是服务社区群众，真实记录社区历史面貌的主要内容之一，也是我市档案工作的重要组成部分。
　　第五条 市（县）区政府要把社区档案工作列入工作计划和发展规划，保证社区档案工作的经费、设施和设备等必要条件。


第二章 管理职责


　　第六条 社区档案工作由社区主管部门领导，同时接受辖区档案行政管理部门的监督、检查与业务指导。
　　第七条 社区档案工作应在社区党组织、社区居民委员会领导下进行，并确定一名社区领导分管档案工作，配备政治素质好、业务能力强，具有大专以上学历的专、兼职档案人员。
　　第八条 社区应当设立综合档案室，配备专门的档案装具和防火、防盗、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温等设施设备，集中统一管理本社区各种门类和载体的档案。
　　第九条 社区综合档案室工作职责：
　　（一）宣传、贯彻、执行有关档案工作的法律、法规、规章和标准；
　　（二）按时收集、整理和管理本社区的各类档案，指导、监督社区相关组织机构文件材料的形成与归档工作；
　　（三）集中管理社区的全部档案和资料，安全规范保管全部档案；
　　（四）编制档案检索工具，积极提供档案资料，开发档案信息资源，为社区各项工作和居民生活服务。


第三章 文件材料的形成与归档


　　第十条 社区应根据国家有关规定，结合本社区具体情况和特点，制定文件材料（含电子文件）的形成与归档制度及文件材料归档范围和文书档案保管期限。
　　第十一条 凡本社区在各项工作活动中形成的，反映各项职能活动的具有查考利用价值的文件材料，均应按规定由档案人员或有关人员整理归档，任何组织和个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
　　第十二条 社区应通过征集、代管等方式接收个人在非职务活动中形成的重要文件材料，进行规范管理。
　　第十三条 社区归档文件材料的收集应当齐全、完整、规范，真实反映社区情况。
　　第十四条 社区文件材料归档范围：
　　（一）文书档案
　　1．上级机关下发的须本社区贯彻执行的文件材料；
　　2．本社区党、群组织形成的有保存价值的文件材料；
　　3．本社区成员代表大会形成的文件材料；
　　4．本社区居民委员会、议事协商委员会、自治工作机构形成的文件材料；
　　5．本社区所属集体经济组织、企事业单位上报的文件材料；
　　6．其他有查考利用价值的文件材料。
　　（二）科技档案
　　本社区基建、设备、产品、科研形成的文件、图纸等不同载体文件材料。
　　（三）会计档案
　　本社区会计报表、账簿、凭证和会计档案移交、保管、销毁清册等。
　　（四）特殊载体档案
　　1．照片档案
　　本社区重要活动、重大事件、庆功表彰、上级党政机关领导视察本社区工作等形成的照片（底片）。
　　2．音视频档案
　　本社区重要活动、会议、重大事件、庆功表彰等形成的录音、录像等视听资料。
　　3．电子档案
　　本社区在各项职能活动中形成的磁带、磁盘、光盘及相应支持软件、参数和相关数据。
　　4．实物档案
　　本社区获得的各种奖杯、奖状、奖牌、奖旗、证书及印章等有纪念意义的凭证性实物。
　　第十五条 归档的文件材料必须是原件，并加盖归档章。归档文件要字迹工整、图像清晰、手续完备，用碳素墨水书写（禁用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝墨水书写），以便耐久保存。


第四章 档案的整理与编目


　　第十六条 社区各项管理方面的文件材料应当在形成的次年六月底前整理归档，有条件的单位，应逐步实现随办随归；会计核算方面的文件材料由会计部门整理立卷保管一年后向档案室移交；科技档案在任务完成或阶段性工作告一段落后整理归档。
　　第十七条 社区文书档案整理要以件为单位整理归档。
　　第十八条 档案整理应区分年度、类别、保管期限。保管期限分为永久、30年、10年三个期限，分别以件为保管单位，按照年度——保管期限分类、排列编号、编目。
　　第十九条 整理的档案要符合质量要求，文件排列有序、备考表填写清楚无误、保管期限划分准确，装盒保管。
　　第二十条 每个社区为一个立档单位，所形成的档案为一个全宗，全宗名称由街道办事处和社区名称组成。社区所属的企事业单位有条件的，可独立构成立档单位；不具备条件的，其形成的档案，由社区档案室集中统一管理。
　　第二十一条 社区居民（家庭）档案以户为单位进行保管。


第五章 档案的保管和利用


　　第二十二条 社区档案人员要编制科学实用的档案检索工具及有关参考资料，做好借阅登记，注意收集利用效果，积极开发档案信息资源，为社区各项工作服务。
　　第二十三条 社区档案室应当建立健全档案管理各项规章制度和有效的保障措施。对保存的档案资料定期检查，对破损和褪变的档案应及时修裱和复制。严防档案损毁、丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案，加强安全保密工作。
　　第二十四条 社区档案室应建立全宗卷和统计台账。每年对档案的接收、移出、保管、利用等情况进行登记和统计，并按有关规定向所在地档案行政管理部门报送档案工作情况统计报表。
　　第二十五条 社区档案室要配备计算机等现代化管理设备，逐步实现档案管理现代化。
　　第二十六条 社区档案室应定期对档案进行鉴定，档案的鉴定、销毁按照国家有关规定执行。
　　第二十七条 社区调整、合并、撤销时，应将档案及时移交给有关社区或街道办事处（镇人民政府），按规定办理交接手续，防止档案遗失。
　　第二十八条 档案人员调离时，必须办理交接手续。


第六章 附 则


　　第二十九条 在社区档案工作中做出突出贡献或向社区档案部门捐赠档案的单位和个人，各级人民政府可以按照《中华人民共和国档案法》的有关规定给予表彰奖励。
　　第三十条 对违反档案法律法规的行为，视情节轻重，对负有直接责任的主管人员或者其他直接责任人员依法予以处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
　　第三十一条 本办法自发布之日起施行。2001年9月10日发布的《营口市社区档案管理暂行办法》（营政办发〔2001〕51号）同时废止。