最高人民法院

最高人民法院关于加强司法档案管理工作的通知

1963年4月24日，最高人民法院

全国地方各级人民法院：
自从我院和国家档案局在1960年7月23日联合发出《关于全国地方各级人民法院档案管理工作若干规定的通知》以来，大多数地方的人民法院都在当地档案管理机关的指导下，逐步地改善了自己的档案管理工作，建立了必要的制度，较为妥善地保管了所有的司法档案。不少高级人民法院和中级人民法院对下级人民法院的档案工作也加强了领导，抓紧检查督促，交流了经验，改进了档案管理工作。
但是，也还有一部分人民法院对档案工作不够重视，手续制度混乱，人员调动频繁，管理的情况很不好。有的法院的部分案卷没有及时归档，已经归档的，有的材料也不齐全；有一部分档案被虫蛀鼠咬损坏霉烂；有的法院甚至发生丢失大批案卷的严重情况。如辽宁省锦州市中级人民法院最近对全区各基层人民法院自建院以来所保管的司法档案进行了检查清理，发现都有丢失档案的情况，有的几十件，有的几百件，锦西县法院就丢失了700件。全区共丢失刑、民事档案2122件，已找回369件，尚缺1753件，占归档总数的1．9％。这种情况在其他一些法院也有，已经对工作造成了很大损失，必须引起各地法院的注意，并应迅速改进。
司法档案是国家的重要档案之一，是人民法院审判工作和司法行政工作的历史记录。它对检查人民法院执行国家的政策、法令的情况，对考查工作，总结经验以及对国家制定法律提供资料，都有重要的作用。任何不重视档案工作的想法和作法，都是错误的。为了纠正档案管理工作中各种缺点和错误，进一步改进档案管理工作，特提出以下几点意见：
一、各级人民法院必须充分认识档案工作的重要性，在党委领导和当地档案管理机关指导下，切实搞好这项工作。法院的领导同志要亲自动手，检查了解档案工作情况，帮助档案工作人员克服困难，解决问题，只依靠少数档案工作人员去管，领导不过问，不去抓，是不可能作好这项工作的。高、中级人民法院除了管好本身的档案工作以外，对于下级法院的档案工作，要经常地有计划地去了解情况，进行指导，及时帮助解决必须解决的问题，并随时向上级法院反映情况。
二、必须建立必要的档案管理制度。只有在文书立卷、归档、保管、调阅等各个环节都建立起严格制度以后，档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等六项工作才能正常地进行，才能防止和克服混乱现象，有效地发挥档案的应有作用。各地法院在这方面凡是制度不健全的，要迅速健全起来；已经健全的，要坚持执行，并不断加以检查和改进。
三、各高级人民法院要在今年内督促下级法院将所有的档案普遍清理一次，检查有无丢失的情况，对于那些档案工作混乱、问题很多的法院，要特别抓紧帮助他们建立制度改进工作，严格杜绝丢失档案现象的发生。已经丢失的档案，一定要设法找回来。在检查中，发现工作得好的，也要及时通报他们的经验，供各地学习。
四、档案工作人员要保持一定的稳定性、不要轻易调动，以便他们熟悉情况，积累经验，作好工作。档案工作人员调动时，一定要办好交接手续，避免发生混乱现象。档案工作是一项机要工作，配备的人员必须在政治上完全可靠。
五、有的法院档案设备条件不好的，应该报请党政领导机关予以解决，以利工作。
以上意见，希各级法院研究执行。请各高级人民法院于年底以前把检查清理档案的情况报告我院。